La guida del 2025 ai chioschi per il check-in automatico per hotel

La pandemia ha accelerato la trasformazione digitale nel settore dell'ospitalità, con la tecnologia contactless che ha riscosso un enorme successo. Oltre la metà dei viaggiatori sono ansiosi di vedere l'adozione permanente del check-in e del check-out senza contatto nei prossimi tre anni. Questa tecnologia non solo avvantaggia gli ospiti, ma alleggerisce anche il carico di lavoro del personale, soprattutto in un settore noto per gli alti tassi di turnover. Con tassi di fatturato negli hotel a sbalorditivo 73,8%, la trasformazione digitale sta migliorando le esperienze degli ospiti e riducendo gli oneri del personale.

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Una di queste innovazioni è l'introduzione dei chioschi per il check-in automatico. Questi chioschi rappresentano un passo significativo verso la semplificazione dell'esperienza degli ospiti e la soddisfazione delle preferenze dei viaggiatori in continua evoluzione.

Cos'è un chiosco per il check-in automatico per gli hotel?

I chioschi per il check-in automatico sono dispositivi elettronici (spesso un touch screen che si trova nella hall di un hotel). Consentono agli ospiti di effettuare il check-in senza l'assistenza del personale dell'hotel.

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Con i chioschi per il check-in automatico, gli ospiti possono inserire informazioni prima del soggiorno come nome, indirizzo e dati della carta di credito. Possono anche comprendere i termini e le condizioni del loro soggiorno.

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È una pratica alternativa alle schede di registrazione cartacee o PDF, spesso archiviate negli schedari. I chioschi possono aiutare gli hotel a semplificare la raccolta dei dati all'interno del cloud e a rimanere conformi allo standard PCI DSS. E con il lancio di PCI DSS 4.0, questo è diventando sempre più importante.

Come funzionano i chioschi per il check-in automatico

I chioschi per il check-in automatico sono comodi, veloci e facili da usare per gli ospiti e da gestire. Non sono diversi da quelli utilizzati per il check-in negli aeroporti e consentono agli ospiti di effettuare il check-in secondo i propri ritmi e accedere rapidamente alle proprie camere. I chioschi offrono anche un livello di personalizzazione. Gli ospiti possono scegliere la camera preferita o fare richieste speciali, come cuscini aggiuntivi o check-in anticipato.

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A causa di questo livello di personalizzazione, la procedura di check-in con un chiosco potrebbe non essere la stessa per tutti gli hotel. Ecco cosa potrebbe provare un ospite quando effettua il check-in tramite un chiosco:

• Verifica della prenotazione: anziché compilare schede di registrazione cartacee o PDF, gli ospiti possono iniziare la procedura di check-in inserendo i dati della carta di credito, scansionando un codice a barre della prenotazione o inserendo manualmente i dati della prenotazione.
• Identificazione e verifica: i chioschi consentono di chiedere agli ospiti un documento di identità, ad esempio un passaporto o un documento d'identità.
• Selezione delle camere: gli ospiti possono visualizzare un elenco di camere disponibili e selezionare quella più adatta a loro, in base alla disponibilità e alle preferenze. Il chiosco potrebbe mostrare i dettagli delle camere e talvolta anche planimetrie e immagini per aiutare gli ospiti a fare una scelta più informata.
• Pagamento e autorizzazione: se è richiesto il pagamento o se sono previsti costi aggiuntivi (ad esempio, per upgrade di camera o spese accessorie), gli ospiti possono completare la transazione utilizzando una carta di credito. In genere, il chiosco lo fa autorizzare la carta e fornire una ricevuta.
• Emissione delle chiavi: una volta completata la procedura di check-in, il chiosco genererà una chiave digitale (di solito un'app mobile) che consente l'accesso a una camera assegnata. Questa chiave è codificata con informazioni come la data di check-out e il numero della camera.
• Informazioni e assistenza: i chioschi con check-in automatico spesso forniscono informazioni sui servizi, sulle attrazioni vicine e sui punti di ristoro.
• Ricevuta e conferma: dopo il check-in, il chiosco può fornire una ricevuta stampata o digitale che conferma i dettagli della prenotazione, comprese le date di check-in e check-out.

Gli svantaggi del check-in manuale

Sebbene il check-in manuale sia ancora fondamentale (soprattutto per gli ospiti che lo preferiscono), affidarsi solo ad esso può rallentare le operazioni e influire sull'esperienza degli ospiti. Dopotutto, l'ultima cosa che gli ospiti vogliono fare è fare la fila per un lungo periodo dopo un lungo viaggio.

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Poi c'è il carico di lavoro del tuo personale. I membri del personale dell'hotel responsabili delle procedure di check-in manuale possono essere sopraffatti durante i periodi di punta, il che può influire sulla loro capacità di fornire un servizio personalizzato agli ospiti.

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Il check-in manuale comporta anche uno spreco di carta e l'immissione manuale delle informazioni. I lavoratori potrebbero incontrare barriere linguistiche e gli ospiti potrebbero sentirsi a disagio nel condividere informazioni personali in una lobby pubblica e spesso affollata.

9 vantaggi dell'implementazione di chioschi per il check-in automatico

I chioschi per il check-in automatico sono diventati sempre più popolari nel settore dell'ospitalità, offrendo un'alternativa efficiente e tecnologica ai tradizionali metodi di check-in manuale. Ma perché? Diamo un'occhiata ai vantaggi che questi chioschi apportano agli hotel:

1. Orari di check-in ridotti

I chioschi per il check-in in genere accelerano il processo di check-in, consentendo agli ospiti di completare rapidamente il check-in ed evitare lunghe code alla reception. Gli ospiti non dovranno più attendere in lunghe file per effettuare il check-in.

2. Comodità migliorata

Gli ospiti hanno la flessibilità di effettuare il check-in a loro piacimento, sia all'arrivo che in anticipo tramite un'app mobile. Possono anche scegliere la loro camera tra le opzioni disponibili, dando un senso di controllo sul loro soggiorno.

3. Disponibilità 24/7

I chioschi per il check-in automatico sono disponibili 24 ore su 24, consentendo agli ospiti di effettuare il check-in in qualsiasi momento, anche al di fuori dei normali orari della reception. Ciò è particolarmente utile in caso di arrivi posticipati o ritardi di viaggio imprevisti.

4. Privacy e sicurezza migliorate

Alcuni ospiti potrebbero sentirsi a disagio nel condividere informazioni personali in una lobby pubblica e spesso affollata. I chioschi mantengono i dati dei tuoi ospiti sicuri, accurati e protetti accelerando al contempo il processo.

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I chioschi per il check-in automatico sono conformi agli standard PCI e GDPR ed eliminano la necessità di schede di registrazione cartacee o PDF. Alcuni ospiti potrebbero anche preferire un'esperienza di check-in più privata.

5. Errore umano ridotto

I chioschi per il check-in automatico riducono al minimo il rischio di errori umani, ad esempio informazioni errate o problemi di comunicazione tra gli ospiti e il personale della reception.

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6. Nessuna stampa o carta richiesta

Le carte di registrazione cartacee o PDF aumentano gli sprechi del tuo hotel. Il trasferimento di queste informazioni sul cloud è un ottimo modo per essere più sostenibili e liberare spazio nel front office.

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Le carte di registrazione vengono archiviate a tempo indeterminato nel cloud dopo che l'ospite ha lasciato la proprietà. Ciò semplifica il recupero delle informazioni sugli ospiti che ritornano e aumenta le tue sforzi per la sostenibilità.

7. Integrazioni

Il check-in manuale richiede spesso l'immissione manuale delle informazioni. Ciò può comportare errori e perdite di tempo. L'acquisizione digitale di informazioni sensibili ti aiuta a trasferire i dati degli ospiti al tuo PMS.

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I chioschi per il check-in automatico si integrano perfettamente con le tecnologie esistenti come il tuo sistema di gestione della proprietà (PMS). Ciò elimina la necessità di inserire manualmente le informazioni.

8. Acquisizione dati migliorata

I chioschi ti consentono di aggiornare le prenotazioni esistenti, comprese quelle prenotate tramite agenzie di viaggio online (OTA), con informazioni di contatto accurate degli ospiti, opt-in per il marketing, interessi di fidelizzazione e altro ancora.

9. Soddisfa le preferenze degli ospiti

Mentre alcuni ospiti possono inserire le informazioni per il check-in prima dell'arrivo, i chioschi per il check-in automatico offrono agli ospiti un modo rapido per effettuare il check-in. Il tutto senza dover fare la fila.

Vuoi scegliere un chiosco per il check-in automatico? Ecco cosa cercare

Scegliere la giusta tecnologia per il check-in automatico può fare la differenza tra un'esperienza semplificata per gli ospiti e una frustrante. Ecco alcune cose da cercare:

1. Sicurezza e conformità

Secondo Sicurezza IBM, il costo medio globale di una violazione dei dati è di 4,35 milioni di dollari. La sicurezza non è una cosa da ridere. Cerca un chiosco che protegga i dati dei clienti e protegga le transazioni.

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Il modo migliore per verificare che una soluzione offra la migliore sicurezza disponibile è cercare la conferma che lo sia Conforme allo standard PCI DSS 4.0. conformità PCI, creata da Consiglio per gli standard di sicurezza del settore delle carte di pagamento, è un insieme di linee guida che le aziende devono seguire per accettare, archiviare, elaborare e trasmettere le carte di pagamento.

2. Facilità d'uso

La soluzione deve essere facile da usare. I chioschi dovrebbero consentire agli ospiti di effettuare il check-in con il minimo sforzo o tempi di attesa e offrire un'interfaccia intuitiva. Dovrebbe essere facile da navigare per gli ospiti, indipendentemente dalla loro competenza tecnica.

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Cerca menu chiari e intuitivi, funzionalità touchscreen e istruzioni semplici. In caso di errori tecnici, dovrebbe essere facile per gli ospiti richiedere assistenza tramite il chiosco.

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Il personale dell'hotel dovrebbe essere in grado di monitorare il sistema del chiosco da remoto. Ciò consente loro di fornire assistenza immediata agli ospiti, soprattutto in caso di problemi tecnici.

3. Integrazioni con i componenti chiave del tuo stack tecnologico alberghiero

I chioschi dovrebbero integrarsi facilmente con qualsiasi tecnologia alberghiera esistente. La perfetta integrazione è essenziale per la sincronizzazione in tempo reale dei dati degli ospiti in tutti i sistemi e dipartimenti dell'hotel. Ecco alcune considerazioni relative alle integrazioni:

• Sistemi di gestione della proprietà (PMS): l'integrazione più importante è con il PMS del tuo hotel. I dati degli ospiti e dell'hotel devono essere sincronizzati in tempo reale tra il chiosco e il PMS.
• Integrazione della chiave della camera e del controllo degli accessi: il chiosco dovrebbe integrarsi con il sistema di controllo degli accessi per fornire agli ospiti chiavi digitali. Il chiosco potrebbe anche generare e trasmettere chiavi digitali agli smartphone degli ospiti, garantendo loro un accesso sicuro alle loro camere e ad altre aree autorizzate all'interno della proprietà.
• Integrazione del gateway di pagamento: l'integrazione con un gateway di pagamento sicuro consente agli ospiti di pagare le spese della camera, le spese accessorie e i depositi cauzionali utilizzando vari metodi di pagamento tramite il chiosco.
• Integrazione della gestione delle relazioni con i clienti: l'integrazione con un sistema CRM consente di accedere ai profili, alle preferenze e ai dati storici degli ospiti. Queste informazioni ti aiutano personalizzare l'esperienza degli ospiti, offrono promozioni mirate e offrono agli ospiti un soggiorno su misura.
• Sistemi di pulizia e manutenzione: l'integrazione con i sistemi di pulizia e manutenzione consente al chiosco di comunicare la disponibilità e lo stato di pulizia della stanza in tempo reale. Ciò garantisce che durante il check-in vengano assegnate agli ospiti solo camere pulite e preparate.

4. Personalizzazione e accessibilità

Per un'esperienza coerente, inclusiva e personalizzata per gli ospiti, dovrebbe essere possibile personalizzare i chioschi in base alle esigenze di ogni hotel, comprese le opzioni linguistiche, i flussi di registrazione e il marchio.

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Il chiosco dovrebbe concentrarsi anche su accessibilità. Funzioni come l'altezza regolabile dello schermo per gli ospiti su sedia a rotelle, testo più grande per chi ha problemi di vista e istruzioni audio per chi è ipovedente o uditivo, aiutano gli ospiti a sentirsi apprezzati e a proprio agio.

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5. Funzionalità adatte alle tue esigenze

Potresti avere un'idea delle funzionalità e delle attività che vorresti che fosse dotato del chiosco per il check-in dell'hotel, ma in caso contrario, ecco alcune cose utili da cercare:

• Check-in: il chiosco dovrebbe fornire un metodo di check-in alternativo, dalla ricerca delle prenotazioni degli ospiti all'accettazione del pagamento.
• Checkout: consenti agli ospiti di effettuare il check-out tramite i tuoi chioschi e di ritirare le ricevute, lasciare le chiavi della camera o organizzare il trasporto.
• Aggiornamenti: i chioschi possono aiutarti a guadagnare entrate accessorie upselling componenti aggiuntivi o servizi come parcheggio, trattamenti spa o trasporto.
• Informazioni sull'hotel: i chioschi devono fornire tutte le informazioni pertinenti sull'hotel, ad esempio gli orari di check-in e check-out, le offerte F&B o gli orari di apertura della piscina. Potresti anche offrire informazioni sulla zona locale.
• Elaborazione dei pagamenti: i chioschi per il check-in automatico devono gestire le autorizzazioni e i pagamenti con carta di credito.

6. Scalabilità

Assicurati che il chiosco sia scalabile per accogliere un numero crescente di ospiti. Ecco alcuni aspetti da considerare per quanto riguarda la scalabilità:

• Numero di chioschi: la soluzione dovrebbe consentire di aggiungere o rimuovere chioschi in base alle esigenze per soddisfare la domanda. Ad esempio, un hotel potrebbe iniziare con alcuni chioschi nella hall e espandersi in aree o piani aggiuntivi man mano che la proprietà cresce.
• Dimensioni della proprietà: gli hotel sono disponibili in varie dimensioni, da piccoli lodge indipendenti a enormi complessi turistici. Una soluzione per chioschi scalabile dovrebbe essere in grado di soddisfare le esigenze di proprietà di diverse dimensioni e layout.
• Alta e bassa stagione: alcuni hotel registrano fluttuazioni significative nell'occupazione e nei modelli di check-in e check-out degli ospiti tra l'alta e la bassa stagione. I chioschi scalabili possono essere facilmente regolati per soddisfare diversi volumi di ospiti.

7. Piattaforma per l'esperienza

I chioschi autonomi per il check-in automatico aiutano a semplificare le parti principali ma limitate del viaggio degli ospiti. Valuta la possibilità di migliorare il percorso più ampio degli ospiti scegliendo una soluzione che faccia parte di una piattaforma per l'esperienza degli ospiti. Grazie alle integrazioni con altre tecnologie, tra cui messaggi e upsell, le piattaforme per l'esperienza degli ospiti ti aiutano ad aumentare le entrate, aumentare l'efficienza del personale e massimizzare la soddisfazione degli ospiti.

I chioschi per il check-in automatico migliorano l'esperienza del cliente

Dare priorità alla comodità all'interno del tuo hotel è un ottimo modo per arricchire l'esperienza e il viaggio dei tuoi ospiti! Dalla fase prima dell'arrivo al check-out, la tecnologia giusta ha un grande impatto sulla soddisfazione degli ospiti e della forza lavoro.

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I chioschi per il check-in automatico consentono di velocizzare le operazioni, ridurre i tempi di attesa, migliorare la privacy e la sicurezza e molto altro ancora.

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