Digitale Vertragsunterzeichnung: Die intelligente Art für Hotels, Geschäfte zu tätigen

Alles, von der Reiseplanung und Kommunikation bis hin zur Buchung und Bezahlung von Reisen, wurde vor Jahren digital.

‍

Warum verwenden viele Hotels immer noch Papierverträge, obwohl sie zeitaufwändig, nicht benutzerfreundlich und ehrlich gesagt veraltet sind?

‍

Papierverträge sind ebenfalls riskant, weil sie es nicht sind PCI (Payment Card Industry) -konform. Dadurch ist Ihr Hotel für Zahlungsstreitigkeiten und gefürchtete Rückbuchungen offen.

‍

Es gibt jedoch eine einfache und effektive Möglichkeit, dies zu beheben: Implementieren Sie die digitale Vertragsunterzeichnung für Hotels.

‍

Es ist schnell einzurichten, einfach zu bedienen und bietet viele Vorteile für Ihre Kunden und Mitarbeiter.

Was ist digitale Vertragsunterzeichnung?

Die digitale Vertragsunterzeichnung funktioniert ähnlich wie die Unterzeichnung eines physischen Vertrags, erfordert jedoch ein digitales Format und elektronische Signaturen. Dieser Unterzeichnungsprozess umfasst ein PDF-Dokument, das der Kunde elektronisch unterschreibt, speichert und den Vertrag an Sie zurücksendet. Es gibt auch digitale Vertragslösungen wie DocuSign oder, wenn Sie ein auf das Gastgewerbe ausgerichtetes Tool bevorzugen, gibt es Canary Digital-Verträge. Welche Option Sie auch verwenden, ein digital signiertes Dokument ist rechtsverbindlich und garantiert, dass beide Seiten den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen.

Wie funktioniert die digitale Vertragsunterzeichnung?

Es ist ein unkomplizierter Prozess sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Kunden. Folgen Sie einfach diesen drei Schritten.

• Schritt 1: Erstellen Sie Ihren digitalen Vertrag
  
  Idealerweise verwenden Sie eine Online-Lösung wie Canary Digital-Verträge dafür. Es macht die Erstellung neuer Verträge mit voreingestellten Inhaltselementen und der Option, Vorlagen zu verwenden, schnell und einfach. Ein digitales Vertragstool hilft Ihnen auch dabei, Ihre Dokumente zu organisieren und ihren Status zu verfolgen (d. h. angesehen, unsigniert, unterschrieben usw.).
• Schritt 2: Teilen Sie den Vertrag mit Ihrem Kunden
  
  Senden Sie Ihrem Kunden über seine E-Mail-Adressen einen eindeutigen Link, um ihm Zugriff auf seinen digitalen Vertrag zu gewähren. Sie können diesen Link verwenden, um das digitale Dokument mit ihrem Team zu teilen, sodass alle Beteiligten es überprüfen und genehmigen können.
• Schritt 3: Holen Sie sich die digitale Signatur
  
  Die digitale Vertragsunterzeichnung ist einfach und Ihre Kunden können dies von überall aus tun. Dazu gehören ihr Computer im Büro, ihr Laptop zu Hause oder ihr Smartphone unterwegs. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald sie unterschrieben haben und beide Parteien eine Kopie für ihre Unterlagen erhalten.

‍

‍

Was sind die wichtigsten Vorteile der digitalen Vertragsunterzeichnung im Gastgewerbe?

Die Umstellung auf die digitale Unterzeichnung der Verträge hat viele Vorteile, sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Kunden. Lassen Sie uns die ersten fünf durchgehen.

1. Verbessertes Gasterlebnis

Mit digitalen Verträgen müssen Ihre Gäste Verträge nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, faxen oder scannen und per E-Mail an Sie zurücksenden. Stattdessen können sie den Prozess von Anfang bis Ende elektronisch abwickeln. Solange sie über den Zugangslink und eine Internetverbindung verfügen, können sie dies von überall und auf jedem Gerät tun.

‍

Dies spart Ihren Kunden viel Zeit und sorgt für ein reibungsloseres, positiveres Gesamterlebnis. Und da sie die einfache Zusammenarbeit mit Ihnen zu schätzen wissen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Wiederholungsgeschäfte und Empfehlungen erhalten.

2. Optimierter Betrieb

Ihr Team kann schnell einen neuen Vertrag auf einer benutzerfreundlichen Plattform zusammenstellen wie Canary Digital-Verträge. Es ist auch einfach, Dokumente zu bearbeiten, wenn Kunden ihre Anfrage ändern, z. B. zusätzliche Dienstleistungen hinzufügen oder die Anzahl der Zimmer reduzieren.

‍

Und natürlich profitieren auch Ihre Mitarbeiter davon, dass sie sich nicht mehr mit Ausdrucken befassen müssen. Erstens lassen sich digitale Verträge und die damit verbundene Kommunikation einfach speichern, organisieren und bei Bedarf abrufen. Zweitens sparen Mitarbeiter Zeit bei der manuellen Eingabe von Daten aus handausgefüllten Verträgen und Autorisierungsformularen (z. B. Kreditkarten- und Rechnungsinformationen).

‍

Schließlich können digitale Vertragslösungen in andere Systeme integriert werden, z. Vertriebslösungen für Veranstaltungen. Dies vereinfacht alles weiter, von der Abrechnung und dem Einzug von Einzahlungen bis hin zur Bearbeitung von Raten- oder Vollzahlungen.

3. Schutz sensibler Daten

Es ist von entscheidender Bedeutung, die vertraulichen Informationen Ihrer Kunden zu schützen. Es ist kein sicherer Ansatz, sich auf Papierformulare zu verlassen, die in Ordnern aufbewahrt werden. Diese Methode gefährdet Zahlungsinformationen und ermöglicht schlechten Akteuren einen einfachen Zugriff. Dieser Ansatz ist es auch nicht PCI-konform mehr, was Sie im Falle einer Datenschutzverletzung haftbar macht.

‍

Benutze ein sicheres, PCI-konforme Lösung zur digitalen Vertragsunterzeichnung um diese Grundlagen abzudecken. Es verschlüsselt und speichert alle relevanten Daten, sodass Sie sicher sein können, dass vertrauliche Informationen absolut sicher sind.

‍

Dies gibt Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern verhindert auch das Risiko hoher Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften durch Zahlungsanbieter. Schließlich werden sich Ihre Kunden bei der Zusammenarbeit mit Ihnen wohler fühlen, wenn sie wissen, dass Sie ihre Daten mit Sorgfalt behandeln.

4. Verhinderung von Betrug und Rückbuchungen

‍

Digitale Vertragsunterzeichnungen und Autorisierungen schützen Sie und Ihre Kunden mithilfe der Überprüfung der Zahlungsinformationen vor Betrug. Wenn eine Karte verdächtig aussieht, kennzeichnet das System sie sofort und blockiert die Transaktion.

‍

Dies verhindert nicht nur, dass eine falsche oder gestohlene Karte belastet wird, sondern auch reduziert das Risiko von Rückbuchungen und Streitfällen. Wenn sie auftreten, sind Sie in einer starken Position, um sich ihnen zu stellen, denn digitale Verträge sind PCI-konform, rechtsverbindliche Dokumente.

‍

Erfahren Sie, wie Canary Pinnacle Hotels USA dabei geholfen hat, eine Hotelrückbuchung in Höhe von 14.000$ gegen AMEX zu gewinnen.

5. Reduzierter Papierverbrauch

Wenn Sie keine gedruckten Exemplare mehr für Kunden oder Sie selbst benötigen, wird weniger Papier verbraucht. Das spart Kosten und ist ein weiterer Schritt wird umweltfreundlicher und den ökologischen Fußabdruck Ihres Hotels zu reduzieren. Das ist an sich schon großartig, kann aber auch wichtig sein, wenn Sie versuchen, Nachhaltigkeitszertifizierungen zu erwerben. Bei vielen von ihnen müssen Sie auf Papier verzichten, und der Verzicht auf Ausdrucke hilft Ihnen dabei.

Zeit, digital zu werden!

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der jeder die Kopfschmerzen vermeiden kann, Verträge drucken, unterschreiben, faxen, scannen und per E-Mail versenden zu müssen. Stattdessen kann der gesamte Papierkram mit wenigen Klicks erledigt werden. Das ist digitale Vertragsunterzeichnung auf den Punkt gebracht. Es ist schneller, sicherer und einfacher für Kunden und Mitarbeiter.

‍

So können Ihre Kunden schneller in ihren Tag zurückkehren. Und Ihr Team hat mehr Zeit für die wichtige Arbeit — um sicherzustellen, dass Ihre Gäste und Kunden ein fantastisches Erlebnis haben.

‍