So erstellen Sie eine Hotelgästerichtlinie, die für Sie und Ihre Gäste funktioniert

Die Richtlinien für Hotelgäste sind zwar ein trockenes Thema, aber dennoch wichtig.

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Das Gute ist, wenn Sie es einmal richtig machen, müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, bis Sie etwas an Ihren Diensten erheblich ändern.

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Lesen Sie weiter, um einen umfassenden Leitfaden zu erhalten, der Ihnen hilft, die besten Hotelgästerichtlinien für Ihre Unterkunft zu erstellen. Es schützt Sie und Ihre Gäste vor unangenehmen Überraschungen und sorgt für ein reibungsloses Erlebnis für beide Seiten.

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Was ist eine Hotelgastrichtlinie?

Eine Hotelgastrichtlinie ist eine öffentlich zugängliche Kombination aus Hausregeln und einem Vertrag zwischen Hotels und Gästen. Sie beinhaltet die Rechte und Pflichten der Reisenden und des Eigentums. Beide Seiten verpflichten sich, die darin festgelegten Regeln einzuhalten. In vielen Fällen bedeutet die Unterschrift der Registrierungskarte beim Check-in das Einverständnis des Gastes. Die Richtlinie soll einen sicheren und zufriedenstellenden Aufenthalt für Reisende sowie einen störungsfreien Betrieb für das Personal gewährleisten.

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Warum Sie eine Hotelgästerichtlinie benötigen

Ihre Hotelrichtlinie beinhaltet alle Regeln in Bezug auf die Unterkünfte und Dienstleistungen, die Sie anbieten. Als solches leitet es Reisende und erfüllt ihre Erwartungen. Zum Beispiel werden sie nicht von einer Gebühr für einen späten Check-out überrascht sein, weil Sie diese in Ihren Hotelgästerichtlinien angegeben haben.

Da es einen klaren Überblick über die Standardprozesse zwischen Gästen und Mitarbeitern schafft, gibt es Ihrem Hotel auch eine Stütze bei Streitigkeiten oder Gerichtsverfahren. Dies allein ist ein wichtiger Grund, feste Geschäftsbedingungen für alle, die in der Unterkunft übernachten, zusammenzustellen.

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Was sollte eine Hotelgastversicherung abdecken?

Die Hotelrichtlinie deckt den Verkauf von Zimmern ab und wie und wann Gäste sie nutzen können.

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Das heißt, es sollte alle damit verbundenen Aspekte wie die folgenden abdecken:

• Ein Zimmer buchen: Wo und wie Gäste Zimmer buchen und ihre Reservierung garantieren können.
• Ablauf der An- und Abreise: Ihre üblichen Check-in- und Check-out-Zeiten sowie Gebühren für frühe Ankunft und späte Abreise.
• Bezahlung: Die Zahlungsarten, die Sie akzeptieren (z. B. Kreditkarte, Bargeld, Scheck...) und wann sie fällig sind.
• Stornierungs- und Nichtanreisebestimmungen: Wie viel Sie in beiden Fällen berechnen und wie Sie mit Stornierungen umgehen.
• Ordnungsgemäße Nutzung der Einrichtungen: Können Reisende rauchen, kochen oder ihre eigenen Gäste mit aufs Zimmer bringen?
• Konsequenzen oder Bußgelder bei Verstößen gegen diese Regeln: Was passiert, wenn jemand erhebliche Schäden an Möbeln verursacht? Wie wird damit umgegangen?
• Datenschutzklausel: Dies ist hauptsächlich für Hotels in Europa erforderlich.
• Jegliche gesetzliche Anforderungen: Alle anderen Vorschriften oder Details, die Sie nach örtlichem Recht angeben müssen.

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Wenn Sie sich die vollständige Liste oben ansehen, ja, das ist ziemlich viel zum Nachdenken! Wenn Sie also Zweifel haben, was in Ihre Hotelgastrichtlinie aufgenommen werden sollte, lassen Sie sich von einem Juristen unterstützen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle relevanten Punkte berücksichtigen und sie so formulieren, dass wenig Interpretationsspielraum bleibt.

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So stellst du sicher, dass Gäste deine Richtlinien lesen

Seien wir ehrlich, die Richtlinien für Hotelgäste sind nicht gerade das Interessanteste, das es zu lesen gilt. Aus diesem Grund werden sich die meisten Reisenden die Richtlinien nicht allzu genau ansehen, es sei denn, sie haben eine bestimmte Frage oder ein bestimmtes Problem. Zum Beispiel könnten sie von Gebühren bei Nichterscheinen, Ihren Stornierungsbedingungen oder einer Geldstrafe für das Rauchen in Nichtraucherzimmern überrascht sein.

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Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, Ihre Gastpolitik für Reisende attraktiver zu gestalten:

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• Teilen Sie große Absätze und lange Sätze auf, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• Verwenden Sie Formatierungen wie Unterüberschriften und Aufzählungspunkte, um den Lesern zu helfen, den Abschnitt zu finden, der sie interessiert.
• Vermeiden Sie komplizierte juristische Äußerungen so weit wie möglich, ohne die Botschaft zu verwässern.

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Machen Sie schließlich Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen leicht zugänglich, damit jeder sie schnell finden kann.

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Abteilungen, die bei der Erstellung einer Hotelgästerichtlinie zu Rate gezogen werden müssen

Da Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen alles abdecken, was mit dem Verkauf und der Nutzung von Hotelzimmern zu tun hat, bitten Sie die an diesen Prozessen beteiligten Abteilungen um Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Police.

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• Reservierungen, Umsatzmanagement, Finanzen: Diese Abteilungen legen die Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungsverfahren fest. Erkundigen Sie sich bei ihnen, ob die entsprechenden Informationen in Ihren Bedingungen korrekt sind.
• Rezeption: Informieren Sie sich über einchecken und Verfahren zum Auschecken und Standards für die Reaktion auf Beschwerden Ihres Rezeptionsteams, die das Zimmer oder das Verhalten anderer Gäste betreffen.
• Hauswirtschaft: Wenden Sie sich an Ihr Reinigungsteam, um die An- und Abreisezeiten sowie Reinigungsstandards, die für sie möglich sind. Auf diese Weise versprichst du nur, was du einhalten kannst.

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Wer ist für die Umsetzung der Gästerichtlinie verantwortlich?

Die Verantwortung für die Umsetzung der Richtlinien für Hotelgäste liegt hauptsächlich beim Rezeptionsteam, da es am meisten mit den Gästen interagiert, z. B. beim Ein- und Auschecken. Sie sind auch die erste Anlaufstelle bei Nichtzahlung oder anderen Problemen. In schwereren Fällen springt das Front Office, der Dienst oder der Geschäftsführer ein.

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Wie kann Technologie Ihnen helfen, sicherzustellen, dass die Leute Ihre Hotelgästerichtlinien einhalten?

Hoteliers können Technologie nutzen um sicherzustellen, dass die Gäste die Richtlinien kennen und einhalten. Du könntest zum Beispiel im Folgenden einen Link zu der Richtlinie hinzufügen online einchecken. Auf diese Weise können Sie den Check-in für Gäste erst dann zulassen, wenn die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vom Benutzer manuell überprüft wurden.

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Bleiben Sie auf jeden Fall freundlich, wenn Sie Reisende an Ihre Richtlinien erinnern. Bieten Sie gegebenenfalls Dienstleistungen oder Unterstützung an, um die Einhaltung der Regeln einfach und angenehm zu gestalten. Verwenden Sie zum Beispiel eine Gastnachrichten Tool, um eine kurze Erinnerung am Abreisetag zu senden. Es kann die offizielle Checkout-Zeit und die Option enthalten, einen späten Check-out oder andere Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

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Wo sollten Sie Ihre Hotelgästrichtlinien ausstellen?

Machen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Personen in verschiedenen Phasen ihres Bestehens leicht zugänglich Gastreise.

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1. Auf der Website: Ihre Hotelgästerichtlinien sollten öffentlich zugänglich sein, damit Gäste sie jederzeit überprüfen können. Das ist besonders wichtig bei der Reiserecherche, damit sie sich über die Richtlinien für Haustiere, Verfahren für frühes Ein- und spätes Auschecken, Regeln für das Nichterscheinen usw. informieren können.
2. Im Zimmer: Bewahren Sie eine gedruckte oder digitale Kopie der Richtlinien im Zimmer auf, damit die Gäste jederzeit darauf zugreifen können.
3. An der Rezeption: Halten Sie die Gästebestimmungen für Mitarbeiter und Reisende bereit, die beim Check-in oder Check-out oder wenn ein bestimmtes Problem auftritt, einen Blick darauf werfen möchten.
4. In der Bestätigungs-E-Mail: Geben Sie die Richtlinien für Hotelgäste in die Bestätigungs-E-Mail oder den Link dazu an. Dies gibt Reisenden eine weitere Möglichkeit, Ihre Bedingungen bei Bedarf zu überprüfen.

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Fazit

Gehen Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Hotelgästerichtlinie die folgenden Fragen durch:

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1. Entspricht es Ihren aktuellen Dienstleistungen und Verfahren?
2. Beinhaltet es alle notwendigen Teile?
3. Ist es für Gäste und Mitarbeiter leicht zugänglich?

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Indem du diese Aufforderungen durcharbeitest und jetzt eine umfassende Gästerichtlinie erstellst, nimmst du dir in Zukunft viel ab und ersparst Mitarbeitern und Gästen unangenehme Interaktionen und Kopfschmerzen.

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