Die 17 Hotelberichte, die Sie unbedingt benötigen, um Ihr Unternehmen voranzubringen

Heutzutage ist der Himmel die Grenze, wenn es um Hotelberichterstattung geht. Mit dem richtigen Tool oder System können Sie fast alles verfolgen. Ihre Möglichkeiten sind endlos.

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Für manche bedeutet dies, dass es einem Kopfzerbrechen bereiten kann, die richtigen Hotelberichte für Ihren Erfolg herauszufinden. An dieser Stelle kommen wir ins Spiel und bieten Ihnen einen kurzen Leitfaden zur Optimierung Ihrer Berichtsanforderungen.

Die 5 Arten von Hotelberichten, die generiert werden müssen

Fast jede Aktion in einem Hotel — von Gästen oder Mitarbeitern — hinterlässt eine digitale Spur, auch bekannt als Datenpunkt. Wenn ein Gast beispielsweise über ein Online-Reisebüro (OTA) bucht, generiert es einen Datensatz sowohl im OTA-System als auch in Ihrem Property Management System (PMS). In ähnlicher Weise kann Ihre Berichtssoftware auch jedes Mal verfolgen, wann Ihre Mitarbeiter erfolgreich waren verkauft ein Hotelzimmer im Upselling, sodass Sie damit beginnen können, Ihre effektivsten Upselling-Strategien und die Gäste zu analysieren, die das Angebot am wahrscheinlichsten annehmen.

Zu verstehen, wie und was Sie in einem Bericht nachverfolgen können (und sollten), ist jedoch entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Im Folgenden sind die wichtigsten Kategorien für Berichtstypen in Hotels aufgeführt:

1. Nachtaudit: Dieser Vorgang findet nach Mitternacht statt, um den Vortag abzuschließen und am nächsten zu beginnen. Diese Berichte stellen die finanzielle Genauigkeit sicher, bieten Einblicke in die tägliche Leistung und legen den Grundstein für den kommenden Tag.
2. Frontoffice: Diese Berichte behandeln verschiedene Themen rund um den Umsatz, Zufriedenheit der Gäste und Operationen.
3. Lebensmittel und Getränke: In diesen Berichten geht es darum, den Erfolg zu steigern, indem sie den Bedarf an Inventar verfolgen, Preise berechnen, bestellte Gäste zählen und Tische und Tabs verwalten.
4. Hauswirtschaft: Im besten Fall ist Housekeeping ein gut orchestrierter Prozess, der unsichtbar bleibt, um die bestes Gästeerlebnis. Eine solide Berichterstattung über die Fluktuation der Gäste und die Wartungspläne macht dies möglich.
5. Verwaltung: Wie andere Unternehmen führen auch Hotels allgemeine Verwaltungsberichte wie Gewinn und Verlust, Mitarbeiterzufriedenheit oder Kosten für Überstunden durch.

Intelligenter arbeiten: Berichte von 5 Systemen, die Sie bereits verwenden

Wenn Sie sich bei der Erstellung Ihrer Hotelberichte auf arbeitsintensive Tabellen verlassen haben, haben wir gute Neuigkeiten: Viele der Daten, die Sie verfolgen müssen, sind automatisiert. Das bedeutet, dass wichtige Berichtsfunktionen, die Sie für ein erfolgreiches Hotelgeschäft benötigen, wahrscheinlich bereits in Ihrem Tech-Stack vorhanden sind.

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Die nicht so guten Nachrichten? Es gibt kein universelles Setup, das wir für eine umfassende Berichterstattung empfehlen können. Dies liegt daran, dass jedes Hotel unterschiedliche technische Systeme verwendet und was für Ihre Unterkunft funktioniert, möglicherweise nicht für ein anderes funktioniert.

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Allerdings verfügen einige der wichtigsten Systeme, die Sie bereits verwenden, über Berichtsfunktionen. Dazu gehören:

• Immobilienverwaltungssysteme (PMS)
• Kanalmanager
• Revenue Management Systeme (RMS)
• POS-Tools (Point of Sale)
• Plattformen für das Gastmanagement

Jedes dieser Systeme enthält Daten, aber Sie müssen sie nach Möglichkeit integrieren, um Datensilos zu vermeiden und die Effektivität der Berichterstattung zu maximieren.

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Welche Systeme generieren welche Berichte? Wir freuen uns, dass du gefragt hast. Hier ist ein Beispiel für ein Hotel, das seine Sammlung von Front-Office-Berichten aus vier verschiedenen Systemen bezieht und nicht aus einer integrierten Plattform.

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Es hat zwar Vorteile, sich nur auf ein oder zwei Berichtssysteme zu verlassen, ist aber keine Voraussetzung. Mit der Weiterentwicklung neuer Tools könnten sich auch Ihre Ressourcen weiterentwickeln. Letztlich funktioniert eine Einrichtung, die für ein Hotel funktioniert, für ein anderes mit anderen Zielen und Prioritäten möglicherweise nicht.

Das Starterkit: 17 wichtige Hotelberichte und Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt

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Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Kennzahlen Sie erheben möchten, gehen wir auf eine Liste von Berichten ein, die jedes Hotel benötigt. Für jeden Bericht besprechen wir, was sie verfolgen und wo Sie sie finden.

Nachtprüfungsberichte

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Am Ende des Tages (Wortspiel beabsichtigt) gibt es in Hotels drei Arten von Berichten, auf die Sie nicht verzichten können.

1. Bericht des Managers

Wie der Name schon sagt, hilft dieser Bericht Geschäftsführern und Eigentümern dabei, den generierten Gesamtumsatz zu überprüfen. Es handelt sich um eine detaillierte Ansicht, die die tägliche Leistung zusammenfasst, und die Erkenntnisse können bei der Entscheidungsfindung helfen.

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Der Bericht berechnet Kennzahlen wie die durchschnittliche Tagesrate (ADR), den durchschnittlichen Zimmerumsatz (ARR), die Belegungsrate, den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) und die Kosten pro belegtem Zimmer (CPOR). Außerdem werden Zimmerkosten, eingegangene Zahlungen und Forderungen sowie Ausgaben zusammengefasst und einzeln aufgeführt. Der Managerbericht wird normalerweise im PMS generiert.

2. Tägliche Prognose

Die Tagesprognose ist ein Planungstool ausschließlich für den kommenden Tag. Sie beinhaltet bevorstehende Ankünfte, Abflüge, Belegung und den durchschnittlichen Zimmerpreis (ARR). Es legt nicht nur Erwartungen daran fest, wie der Managerbericht von morgen aussehen könnte, sondern hilft auch Vertriebs- und Frontoffice-Teams, ihren Tag zu planen. Finden Sie es im PMS.

3. Verkaufsstelle (POS) und Kassenbericht

Die POS- und Kassenberichte in Hotels dokumentieren alle Transaktionen. Während sich der POS-Bericht auf einzelne Terminals rund um das Hotel konzentriert, konzentriert sich der Kassenbericht auf die Rezeption. Rechnen Sie mit Summen und Salden in beiden Fällen. Sie werden am POS und im PMS generiert.

4. Steuerberichte

Die Komplexität der Steuern variiert je nach Stadt, Bundesland und Land. Sogar Faktoren wie Aufenthaltsdauer und Herkunft des Gastes können sich darauf auswirken, wie viel Steuern du zahlst. Ein gutes PMS kann relevante Steuerberichte erstellen, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.

Front-Office-Berichte

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Das Front-Office-Reporting ist das Herzstück Ihrer Geschäftstätigkeit und ermöglicht die Entscheidungsfindung. Die nächsten vier sind für alle Hotels unverzichtbar.

5. Bericht über Frieden

Ziel des Tempoberichts ist es, die Zukunft zu beleuchten und die Vergangenheit zu vergleichen. Wichtige Kennzahlen wie Umsatz, verkaufte Übernachtungen und Umsatz pro verfügbarem Zimmer bieten wertvolle Erkenntnisse für strategische Preisgestaltung und Marketing. Diese Berichte können von einem RMS oder PMS generiert werden.

6. Kanal-Analyse

Herauszufinden, woher Buchungen kommen, ist eine Sache, aber ihre Herkunft zu beeinflussen, eine ganz andere. Kanalanalyseberichte werden häufig als Hilfestellung verwendet sparen Sie Provisionen durch die Analyse von Kennzahlen wie Konversionsrate, Kosten und Gesamtumsatz je nach Vertriebskanal. Wenn einer besser abschneidet als ein anderer, können Sie dies entsprechend anpassen. Detaillierte Ansichten sind in RMS- und PMS-Systemen verfügbar.

7. Marktsegmentierung

Wenn Sie wissen, welche Arten von Gästen Sie betreuen, können Sie Ihre Marketingmaßnahmen besser darauf abstimmen. Berichte zur Marktsegmentierung geben Aufschluss über demografische Daten der Gäste — Alter, Reisezweck und Herkunft — und können sogar Zielsegmente wie Familien, Urlauber oder Paare anhand von Kennzahlen wie ADR oder Durchschnittliche Aufenthaltsdauer (AUCH). Suchen Sie in Ihrem PMS nach Berichten zur Marktsegmentierung.

8. Zufriedenheit der Gäste

Hohe Gästezufriedenheitswerte, auch bekannt als positive Bewertungen, ziehen mehr Kunden an, während negative Bewertungen Wachstumsbereiche ins Rampenlicht rücken. Wenn dein Checkout-Prozess Aufforderungen zur Durchführung von Gästebefragungen beinhaltet, kannst du das analysieren Kundenzufriedenheitswerte (CSAT) und Interaktionsmetriken zur Messung des gesamten Gasterlebnisses. Generieren Sie diese Berichte mithilfe einer zentralen Plattform für das Gästemanagement. Noch besser, integriere kontaktloses Auschecken das Gäste mithilfe einer kurzen, anpassbaren Umfrage dazu anleitet, positive Bewertungen abzugeben, sodass Sie auf Berge von nutzbaren Daten zugreifen können.

9. Marktanteil

Marktanteilsberichte messen Ihre Leistung gegenüber Wettbewerbern. Diese Berichte enthalten Benchmarks, anhand derer Sie die Leistung vergleichen können, wie Umsatzgenerierender Index (RGI). Sie können diese Berichte von spezialisierten Anbietern beziehen, die Wettbewerbsdaten aggregieren.

F&B-Berichte

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Diese Berichte stimmen den Betrieb, die Leistung und die Ziele der Lebensmittel- und Getränkeindustrie mit der Gesamtstrategie Ihres Hotels ab.

10. Verkäufe und Umsätze von Restaurants

Die Verkaufs- und Umsatzberichte von Restaurants verfolgen die Leistung von Speisen und Getränken. Erkunden Sie Kennzahlen wie die Fluktuationsrate am Tisch, den durchschnittlichen Scheck pro Kunde und den Umsatz pro verfügbarer Sitzstunde. Je nach den Berichtsfunktionen können Sie nach Segmenten filtern, z. B. nach Restaurant oder Bar, und den budgetierten Umsatz mit dem tatsächlichen Umsatz vergleichen. Ihr POS kann diesen Bericht erstellen.

11. Bericht über die Küche

Ihr Koch und Ihr Küchenpersonal können dies als Leitfaden für den Kauf von Lebensmitteln und die Überwachung des Kücheninventars verwenden. Kennzahlen wie die Rentabilität von Menüartikeln und die Umschlagsquote der Lagerbestände helfen bei der Kostenkontrolle. Finden Sie diesen Bericht in Ihrem POS-Tool.

12. Bericht über Verschwendung

Ein Abfallbericht hilft Ihnen dabei, verantwortungsbewusster zu bestellen, indem er häufig verschwendete Zutaten nachverfolgt. Wenn Sie die Verlustmengen und die Gründe für die Verschwendung verfolgen, können Sie Ihren Bestandsverwaltungsprozess überprüfen, um die Kosten zu senken. Wenden Sie sich für diesen Bericht an ein POS-Tool.

Berichte zur Haushaltsführung

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Diese Berichte enthüllen, was normalerweise vor allen außer der Hauswirtschaft verborgen ist. Sie bieten Einblick in andere Abteilungen und helfen Ihrem Team, effizienter zu arbeiten.

13. Bericht über den Status des Zimmers

Ihr Housekeeping-Team wird diesen Bericht verwenden, um mit anderen Abteilungen über Belegung, Fluktuationsstatus und Leerstand zu kommunizieren. Wenn der Bericht automatisiert und mit deinem PMS synchronisiert ist, kann er das Housekeeping benachrichtigen, wenn ein Gast eincheckt, was einen effizienteren Reinigungsprozess ermöglicht. Die Rezeptionsteams nutzen diesen Bericht, um beim Check-in und bei der Buchung auf Informationen in Echtzeit zuzugreifen. Zugriff intelligente Checkout-Berichterstattung in deinem PMS.

14. Status und Abrechnung der Minibar

Der Zweck dieses Berichts besteht darin, die Rechnungsstellung korrekt und die Lagerbestände unter Kontrolle zu halten. Ob automatisiert oder manuell eingegeben, er listet die Ausgaben auf und ist in Ihrem PMS zu finden.

15. Checklisten und Hinweise zur Haushaltsführung

Passen Sie den Reinigungsprozess Ihres Hotels mit einer nachverfolgbaren Checkliste an, anhand derer das Team Bereiche melden kann, in denen Aufmerksamkeit erforderlich ist, z. B. Reparaturen oder Ersatzarbeiten. Die Reinigungstools in PMS-Systemen bieten diese Funktionen und Berichte für eine höhere Effizienz.

Admin-Berichte

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Verwaltungsberichte sind zwar nicht nur für Hotels bestimmt, aber diese Berichte sind entscheidend, um den Erfolg Ihres Unternehmens nachzuverfolgen.

16. Gewinn und Verlust

Dieser Bericht ist Ihr Geschäftsergebnis und Teil Ihres Jahresabschlusses. Bei einer detaillierten Berichterstattung werden Kennzahlen aufgezeigt, die über die Gesamtwerte hinausgehen, wie zum Beispiel Nettobetriebsergebnis (NOI). Dieser Bericht wurde nach dem einheitlichen Rechnungsführungssystem für die Beherbergungsbranche (USALI) erstellt.

17. Personalausstattung

Der Zweck eines Hotelpersonalberichts besteht darin, die Planung und das Arbeitsmanagement zu optimieren. Zu den Kennzahlen gehören Personalbestand, Arbeitskosten und Produktivitätsindikatoren. Spezialisierte Tools bieten Einblicke in die Effizienz der Terminplanung.

3 Tipps zur Optimierung von Hotelberichten

Wenn die Technologie voranschreitet und die Gäste mehr verlangen personalisierte Erlebnisse, es ist wichtig, dass sich auch Ihre Berichtsstrategien weiterentwickeln. Isolierte Berichte geben nicht das vollständige Bild wieder, und wenn es Ihren Teams an Transparenz über alle Kontaktpunkte mangelt, wird es für sie schwieriger, einen großartigen Gästeservice zu bieten.

1. Identifizieren Sie Ihre Ziele. Die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) können sich je nach Jahreszeit, Leistung und Zielen ändern. Priorisieren Sie Berichte entsprechend. Beispielsweise könnten Sie sich auf Folgendes konzentrieren Gesamtumsatz pro verfügbarem Zimmer (tRevPAR) während Ihrer Hochsaison oder schauen Sie sich während der lokalen Restaurantwoche den Umsatzbeitrag des Restaurants genauer an. Ebenso, wenn Ihr Ziel darin besteht, zu wachsen Upsell-Umsatz erstelle eine benutzerdefinierte Ansicht über verschiedene Zeiträume, um Ihre Verkaufsstrategie zu untermauern.
2. Verkleinern. Wenn mehrere Systeme denselben Bericht erstellen können, wählen Sie die Quelle aus, die am umfassendsten ist. Sie könnten einfach die Google-Bewertungsergebnisse analysieren, um die Leistung Ihres Kundenservices zu ermitteln, aber eine aggregierte Ansicht verschiedener Websites ergibt ein umfassenderes Bild.
3. Richten Sie eine Routine für die Überprüfung von Berichten ein. Tägliche oder häufige Überprüfungen aller verfügbaren Berichte sind unpraktisch und ineffizient. Erstellen Sie stattdessen einen Rhythmus, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Zum Beispiel könnten Berichte über Manager, Tempo und Kundenzufriedenheit auf deiner Liste stehen, um täglich überprüft zu werden, während Restaurantverkäufe, Personal und Kanalanalysen wöchentlich und Gewinn- und Verlustrechnungen monatlich bearbeitet werden könnten. Bestimmen Sie dann die Teammitglieder, die sich um die Überprüfung bestimmter Berichte kümmern, damit sich die Zuständigkeiten Ihres Teams nicht überschneiden.

Letztlich können sich die Ziele, Systeme und Routinen Ihres Hotels ändern. Erfolgreiches Reporting ist dynamisch; es geht darum, was im Moment am besten zu Ihrem Hotel passt.

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