Ora c'è un'app per quasi tutto. Molti strumenti diversi possono affrontare diverse aree delle operazioni alberghiere. E alcuni sostengono addirittura di poter fare tutto.
Quindi, se siete alla ricerca di nuove soluzioni tecnologiche, è normale chiedersi: qual è il miglior sistema di gestione alberghiera? Purtroppo non esiste una sola risposta corretta.
Ma il seguente articolo può aiutarti a trovare la scelta giusta per la tua proprietà, che probabilmente è comunque più pertinente e utile per te.
Punti salienti principali:
- Scopri quali tipi di sistemi di gestione alberghiera sono disponibili sul mercato
- Determina se la tua struttura è un buon candidato per l'utilizzo di un sistema di gestione alberghiera
Come valutare i fornitori di servizi di gestione alberghiera per scegliere quello giusto per te
Che cos'è un sistema di gestione alberghiera (HMS)?
Il sistema di gestione alberghiera (HMS) è un software che aiuta gli hotel a gestire le operazioni quotidiane in modo più efficiente. Potresti anche vederli denominati sistema operativo alberghiero o software per sistemi di gestione alberghiera. Questi sistemi centralizzano le attività chiave dell'hotel, tra cui prenotazioni, check-in e check-out, assegnazione delle camere, pulizie, fatturazione e rendicontazione.
In passato, i sistemi di gestione alberghiera (HMS) riguardavano principalmente le prenotazioni e la fatturazione, ma nel tempo sono diventati più complessi e hanno acquisito molte funzioni aggiuntive. Non molto tempo fa, la maggior parte di essi è passata dall'essere basata su server a quella basata su cloud. Ciò ha creato una serie di nuove opportunità per i fornitori di rendere i propri HMS più versatili, facili da usare e personalizzabili.
Oggi, i sistemi di gestione alberghiera dispongono di un'ampia varietà di funzionalità. Possono aiutare a gestire ogni aspetto delle operazioni alberghiere e persino le attività relative alle vendite, al marketing e alla distribuzione.
Come funziona il sistema di gestione alberghiera
Centralizzando le operazioni principali di un hotel, un sistema HMS consente a vari reparti di condividere dati in tempo reale per un flusso di lavoro più efficiente. Ecco come funziona:
Gestione delle prenotazioni: L'HMS gestisce le prenotazioni delle camere da canali diretti (come il sito web dell'hotel) e da fonti terze (come le OTA), garantendo che la disponibilità e le tariffe rimangano aggiornate su tutte le piattaforme.
Operazioni alla reception: il personale utilizza il sistema per effettuare il check-in e il check-out degli ospiti, assegnare le camere, gestire la verifica dell'identità e gestire i pagamenti.
Coordinamento delle pulizie: lo stato delle camere viene aggiornato in tempo reale, consentendo ai team addetti alle pulizie di sapere quali camere devono essere pulite, sono occupate o sono pronte per il prossimo ospite.
Fatturazione e fatturazione: il sistema tiene traccia degli addebiti accumulati da un ospite, inclusa la tariffa della camera ed eventuali componenti aggiuntivi, e genera fogli accurati al momento del check-out.
Rapporti e analisi: i manager generano report su occupazione, entrate, tariffa media giornaliera e altro per prendere decisioni basate sui dati.
Integrazioni: un robusto HMS si integra con altri strumenti come sistemi POS, gateway di pagamento, piattaforme di check-in mobile e messaggistica per gli ospiti per un viaggio senza interruzioni degli ospiti.
Differenza tra sistema di gestione alberghiera e sistema di gestione della proprietà
Un HMS combina le funzionalità principali di un PMS per hotel (ad esempio organizzazione delle prenotazioni e dei dati degli ospiti, elaborazione dei pagamenti, gestione del check-in/out) con altre importanti funzionalità come la gestione dei canali, il motore di prenotazione del sito Web, la gestione delle pulizie, messaggi degli ospiti e altro ancora. Inoltre, alcuni includono anche le funzioni POS dei ristoranti o la gestione dei programmi fedeltà.
Nel complesso, è disponibile un'ampia gamma di sistemi di gestione alberghiera per soddisfare tutti i tipi di proprietà, dai grandi hotel e resort ai piccoli B&B o case vacanza.
| Factor |
Hotel Management System |
Hotel Property Management System |
| Core purpose |
Offers an all-in-one platform to manage the property |
Manages daily hotel operations |
| Scope |
Property, guest engagement, and revenue optimization |
Property-level focus |
| Check-In/Checkout |
Included |
Included |
| Reservation management |
Included |
Included |
| Housekeeping coordination |
Included |
Included |
| Billing & Folios |
Included |
Included |
| Mobile Check-In/Checkout |
Available |
Not included |
| Guest Messaging |
Available |
Not included |
| Dynamic Upselling tools |
Available |
Not included |
| Reporting and analytics |
Advanced insights across departments |
Basic operational support |
Tipi di sistemi di gestione alberghiera
Non tutti i sistemi di gestione alberghiera coprono tutte le basi. Alcuni si concentrano su aree operative specifiche o canali di distribuzione. Ecco i tre tipi principali di HMS che probabilmente incontrerai durante la tua ricerca.
- Incentrato sulle prenotazioni: copre principalmente le funzionalità di prenotazione online ed è orientato alla massimizzazione delle prenotazioni. Un HMS di questo tipo di solito è dotato di un motore di prenotazione e di un'integrazione con il sito Web, oltre alla gestione dei canali per la distribuzione tramite hotel OTAs.
- Incentrato sulle operazioni: Qui, l'attenzione è rivolta alla pianificazione, alla gestione dell'inventario, alla contabilità, alle vendite e al marketing. L'obiettivo di questo tipo di HMS è rendere più efficienti le operazioni alberghiere semplificando la comunicazione e i flussi di lavoro.
- Incentrato sulla gestione della proprietà: Questa categoria è la più vicina all'HMS originale poiché copre principalmente le operazioni di front desk e le funzioni di back-of-house.
Il tipo di HMS o la combinazione di soluzioni da scegliere dipende dal tipo di proprietà e dagli obiettivi che si desidera raggiungere.
Quali strutture dovrebbero funzionare con i sistemi di gestione alberghiera?
Indipendentemente dal tipo di hotel in cui gestisci, devi rimanere organizzato e gestire la tua attività in modo efficace. Ciò significa che ogni tipo di struttura ricettiva ha bisogno di un sistema di gestione alberghiera.
Più camere e servizi (ad esempio ristoranti, spazi per eventi, spa) offri, più funzionalità e opzioni di integrazione vorrai che il tuo HMS abbia. Ciò ti consentirà di utilizzare il tuo sistema di gestione alberghiera come solida base e di aggiungere strumenti aggiuntivi, se necessario, per creare il tuo stack tecnologico personalizzato.
Per saperne di più: Software per la gestione di piccoli hotel: scelta dell'opzione migliore
I principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione alberghiera
Usare il giusto tecnologia per l'ospitalità può avere molti vantaggi importanti per il tuo team, i tuoi ospiti e la tua attività alberghiera.
- Maggiore efficienza operativa: Gli strumenti moderni possono semplificare la comunicazione con gli ospiti e assicurati che nessuna informazione importante vada persa. Ciò consente al team di concentrarsi meglio sul proprio lavoro e riduce il rischio di errori.
- Condizioni di lavoro migliorate: Un buon HMS può automatizzare molte attività noiose e semplificare altri processi. Ciò riduce l'onere per il personale e gli lascia più tempo ed energia per le aree in cui può aggiungere il massimo valore, ad esempio le interazioni con gli ospiti o il lavoro analitico.
- Ospiti più felici: Essere in grado di offrire un servizio più rapido e migliore delizierà i tuoi ospiti e farà sì che si divertano molto. Questo, a sua volta, può portare a recensioni migliori e una migliore reputazione.
- Maggiore redditività: Automatizzazione o semplificazione di determinate attività come upselling o gli aggiornamenti delle tariffe possono aumentare i tuoi profitti. Allo stesso tempo, l'aumento dell'efficienza riduce i costi e un buon punteggio delle recensioni aiuta a generare più prenotazioni. Nel complesso, questi aspetti possono aumentare la redditività della tua struttura.
Continua a imparare: I 10 principali vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione alberghiera
5 importanti funzionalità del software di gestione alberghiera
Con così tanti strumenti disponibili, può essere difficile sapere da dove iniziare la ricerca di un nuovo HMS. Ecco alcune caselle che il tuo nuovo software di gestione delle operazioni alberghiere dovrebbe controllare, indipendentemente dal tipo di struttura.
1. Perfetta integrazione con altri elementi dello stack tecnologico alberghiero
Anche l'HMS più completo probabilmente non sarà in grado di gestire ogni aspetto delle tue operazioni. Quindi, è molto probabile che utilizzerai più di uno strumento tecnologico. In tal caso, assicurati che il tuo nuovo HMS abbia un'API aperta e possa connettersi facilmente a tutte le altre soluzioni. Ciò mantiene i flussi di lavoro fluidi ed eviti costose integrazioni personalizzate o lunghe fasi di implementazione.
2. Facilità d'uso sia per il team che per gli ospiti
Più un HMS è facile da usare, meglio è per tutti. Il personale può completare le attività più rapidamente e fornire un servizio migliore. Allo stesso tempo, un sistema semplice riduce il rischio di errore umano e garantisce che diventi parte integrante del flusso di lavoro dei membri del team.
Questo vale anche per gli elementi rivolti agli ospiti del tuo HMS, ad es. check-in online o offerte di upselling. Più è facile per i viaggiatori interagire con il tuo sistema, più è probabile che lo facciano.
3. Compatibilità con i dispositivi mobili
Pensa a un'app di comunicazione con gli ospiti o a un motore di prenotazione. È molto probabile che le persone lo utilizzino dai propri dispositivi mobili. Se il tuo HMS e gli strumenti integrati non sono ottimizzati per i dispositivi mobili, l'esperienza degli ospiti ne risente e potresti persino rischiare di perdere l'attività nel settore alberghiero.
Gli strumenti ottimizzati per dispositivi mobili avvantaggiano anche il personale perché consentono di svolgere determinate attività da remoto e quindi creano maggiore flessibilità. Ad esempio, il direttore generale può recuperare l'ultimo rapporto sul ritiro sul proprio smartphone mentre è in viaggio d'affari o a pranzo con i proprietari dell'hotel.
4. Potenziale di elevata adozione da parte degli utenti
Più uno strumento è facile da usare per le persone, più ne trarranno vantaggio. Ciò inizia con l'accessibilità. Dover scaricare un'app crea una barriera all'ingresso molto più grande di quanto la maggior parte degli hotel si renda conto. E come puoi immaginare, anche la migliore app per hotel non aiuterà gli ospiti se non la scaricano mai.
Ciò non significa però che le persone non vogliano usare i loro telefoni per gestire i loro viaggi. Secondo ricerca condotta da Oracle, il 73% degli ospiti desidera utilizzare i propri dispositivi mobili per gestire la propria esperienza in hotel, inclusa la navigazione servizi dell'hotel. Semplicemente non vogliono farlo sulla tua app. Offri invece soluzioni basate sul web a cui i viaggiatori possono accedere tramite il browser del proprio smartphone senza dover scaricare nulla, accedere o creare un profilo.
5. Scalabilità
L'utilizzo di un HMS che fornisce strumenti corrispondenti alle dimensioni della proprietà e all'offerta di servizi fa due cose cruciali. Innanzitutto, mantiene bassi i costi poiché paghi solo le funzioni di cui hai bisogno e che utilizzi. In secondo luogo, un HMS scalabile offre flessibilità. Se aggiungi un nuovo servizio, la tua piattaforma può crescere con te e non devi trovare un nuovo fornitore.
Dove trovare informazioni sui migliori sistemi di gestione alberghiera
Scegliere il miglior sistema di gestione alberghiera per la tua struttura può sembrare difficile perché ci sono così tante opzioni. E sfortunatamente, è impossibile scegliere un vincitore chiaro che sia migliore di tutti gli altri.
Ma con alcune ricerche e test puoi trovare la soluzione migliore per la tua proprietà. Ecco quattro semplici passaggi da seguire:
Passaggio 1: consulta gli elenchi delle migliori soluzioni oggi sul mercato
Questo ti darà una buona idea di cosa c'è là fuori. Utilizza i seguenti siti per trovare elenchi di provider HMS affidabili:
Fase 2: Identifica gli strumenti ideali per il tuo tipo di proprietà
Filtra i risultati per trovare le soluzioni più adatte alle tue esigenze. Quindi consulta le descrizioni dei fornitori di software per conoscere i loro prodotti e trova quelli che soddisfano le caselle trattate nelle sezioni precedenti. Ora hai un elenco di potenziali nuovi software per sistemi di gestione alberghiera.
Passaggio 3: leggi le recensioni degli utenti attuali
Questo ti darà un'idea di quanto bene funzioni lo strumento nella pratica e se fa tutto ciò di cui hai bisogno. È anche un buon modo per scoprire se le persone sono soddisfatte del processo di onboarding e dell'assistenza clienti offerti dal fornitore di tecnologia. Entrambi sono fondamentali per una transizione senza intoppi e per ottenere il massimo dal nuovo strumento.
Fase 4: Ottieni demo o prove gratuite
Dopo aver completato i passaggi precedenti, è il momento di testare gli HMS nella tua lista. Idealmente, faresti una prova gratuita per farti un'idea della piattaforma e vedere come funziona per la tua proprietà. Se ciò richiede troppo tempo, anche una demo è un'ottima opzione. Lascia che il rappresentante commerciale del fornitore ti guidi attraverso tutte le funzioni che utilizzerai e ottenga risposte alle tue domande. Alla fine, saprai qual è il sistema di gestione alberghiera migliore per te.
Incrementa le tue entrate con il sistema HMS di Canary Ora che sai tutto sugli HMS e su come possono aiutarti ad aumentare l'efficienza, migliorare l'esperienza degli ospiti e aumentare la redditività, è il tuo turno.
Hai già un HMS? In tal caso, valuta se fa tutto ciò di cui hai bisogno e se produce i risultati desiderati.
Se non disponi di un sistema HMS o hai deciso che è il momento di una nuova soluzione, utilizza le informazioni sopra riportate per trovare il miglior sistema di gestione alberghiera per la tua struttura.
delle Canarie software per l'ospitalità è costruito dagli albergatori, per gli albergatori, e ha le caratteristiche di cui hai bisogno per distinguere il tuo hotel. Le soluzioni digitali basate sull'intelligenza artificiale di Canary modernizzano il percorso degli ospiti dalla prenotazione al check-out e gli hotel possono scegliere singoli prodotti o la suite completa a seconda delle loro esigenze.
Non appena sarà disponibile, sarai felice di aver fatto lo sforzo grazie ai numerosi vantaggi che porterà, come flussi di lavoro semplificati, maggiori entrate e una migliore esperienza per gli ospiti.
E se non vuoi imparare a creare da zero un sistema di gestione alberghiera da solo, richiedi una demo per vedere come Canary può aiutare.
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