Ahora hay una aplicación para casi todo. Muchas herramientas diferentes pueden abordar múltiples áreas de las operaciones de su hotel. Y algunos incluso afirman que pueden hacerlo todo.
Así que si estás buscando nuevas soluciones tecnológicas, es normal que te preguntes: ¿cuál es el mejor sistema de gestión hotelera? Lamentablemente, no hay una sola respuesta correcta.
Sin embargo, el siguiente artículo puede ayudarlo a encontrar la opción correcta para su propiedad, que probablemente sea más relevante y útil para usted de todos modos.
Aspectos destacados principales:
- Conozca qué tipos de sistemas de gestión hotelera hay en el mercado
- Determine si su propiedad es una buena candidata para usar un sistema de gestión hotelera
Cómo evaluar a los proveedores de administración hotelera para elegir el más adecuado para usted
¿Qué es un sistema de gestión hotelera (HMS)?
El sistema de gestión hotelera (HMS) es un software que ayuda a los hoteles a ejecutar las operaciones diarias de manera más eficiente. También puede ver que se denominan sistema operativo de hotel o software de sistema de gestión hotelera. Estos sistemas centralizan las tareas clave del hotel, como las reservas, el registro y la salida, la asignación de habitaciones, el servicio de limpieza, la facturación y la presentación de informes.
En el pasado, los sistemas de gestión hotelera (HMS) cubrían principalmente las reservas y la facturación, pero se han vuelto más complejos y han adquirido muchas funciones adicionales con el tiempo. No hace mucho, la mayoría de ellos pasaron de estar basados en servidores a estar basados en la nube. Esto creó una serie de nuevas oportunidades para que los proveedores hicieran que sus HMS fueran más versátiles, fáciles de usar y personalizables.
En la actualidad, los sistemas de gestión hotelera tienen una amplia variedad de capacidades. Pueden ayudar a gestionar todos los aspectos de las operaciones del hotel, e incluso las tareas relacionadas con las ventas, el marketing y la distribución.
Cómo funciona el sistema de gestión hotelera
Al centralizar las operaciones principales de un hotel, un sistema HMS permite a varios departamentos compartir datos en tiempo real para un flujo de trabajo más eficiente. Así es como funciona:
Gestión de reservas: El HMS gestiona las reservas de habitaciones desde canales directos (como el sitio web del hotel) y fuentes de terceros (como las OTA), lo que garantiza que la disponibilidad y las tarifas se mantengan actualizadas en todas las plataformas.
Operaciones de recepción: el personal usa el sistema para registrar la entrada y la salida de los huéspedes, asignar habitaciones, gestionar la verificación de identidad y gestionar los pagos.
Coordinación de la limpieza: los estados de las habitaciones se actualizan en tiempo real, lo que permite a los equipos de limpieza saber qué habitaciones necesitan limpieza, están ocupadas o están listas para el próximo huésped.
Facturación y facturación: el sistema hace un seguimiento de los cargos acumulados por un huésped, incluida la tarifa de la habitación y cualquier complemento, y genera balances precisos al momento de pagar.
Informes y análisis: los gerentes obtienen informes sobre la ocupación, los ingresos, la tarifa diaria promedio y más para tomar decisiones basadas en datos.
Integraciones: Un HMS sólido se integra con otras herramientas, como los sistemas POS, las pasarelas de pago y las plataformas de facturación móvil y mensajería para huéspedes, para que el viaje de los huéspedes sea perfecto.
Diferencia entre el sistema de gestión hotelera y el sistema de gestión de propiedades
Un HMS combina las capacidades principales del PMS de un hotel (por ejemplo, organizar las reservas y los datos de los huéspedes, procesar los pagos, gestionar el registro de entrada y salida) con otras funcionalidades importantes como la gestión de canales, el motor de reservas del sitio web, la gestión del servicio de limpieza, mensajes de invitados y mucho más. Además de eso, algunos incluso incluyen funciones de punto de venta para restaurantes o gestión de programas de fidelización.
En general, hay una amplia gama de sistemas de gestión hotelera disponibles para todos los tipos de propiedades, desde grandes hoteles y complejos turísticos hasta pequeños bed and breakfasts o alquileres vacacionales.
| Factor |
Hotel Management System |
Hotel Property Management System |
| Core purpose |
Offers an all-in-one platform to manage the property |
Manages daily hotel operations |
| Scope |
Property, guest engagement, and revenue optimization |
Property-level focus |
| Check-In/Checkout |
Included |
Included |
| Reservation management |
Included |
Included |
| Housekeeping coordination |
Included |
Included |
| Billing & Folios |
Included |
Included |
| Mobile Check-In/Checkout |
Available |
Not included |
| Guest Messaging |
Available |
Not included |
| Dynamic Upselling tools |
Available |
Not included |
| Reporting and analytics |
Advanced insights across departments |
Basic operational support |
Tipos de sistemas de gestión hotelera
No todos los sistemas de gestión hotelera cubren todas las bases. Algunos se centran en áreas específicas de operaciones o canales de distribución. Estos son los tres tipos principales de HMS que probablemente encontrará durante su investigación.
- Centrado en las reservas: Esto cubre principalmente las funciones de reserva en línea y está orientado a maximizar las reservas. Un HMS de este tipo suele incluir un motor de reservas y una integración de sitios web, así como una gestión de canales para su distribución a través de OTAs hoteleras.
- Centrado en las operaciones: En este caso, la atención se centra en la programación, la gestión del inventario, la contabilidad y las ventas y el marketing. El objetivo de este tipo de HMS es hacer que las operaciones del hotel sean más eficientes optimizando la comunicación y los flujos de trabajo.
- Centrado en la administración de propiedades: Esta categoría es la más cercana al HMS original, ya que cubre principalmente las operaciones de recepción y las funciones administrativas.
El tipo de HMS o combinación de soluciones que debe elegir depende del tipo de propiedad y de los objetivos que desee alcanzar.
¿Qué propiedades deberían funcionar con los sistemas de gestión hotelera?
Independientemente del tipo de hotel que opere, debe mantenerse organizado y administrar su negocio de manera efectiva. Esto significa que cada tipo de proveedor de alojamiento necesita un sistema de gestión hotelera.
Cuantas más habitaciones y servicios (por ejemplo, restaurantes, espacios para eventos, spa) ofrezcas, más funcionalidades y opciones de integración querrás que tenga tu HMS. Esto te permitirá utilizar el sistema de gestión de tu hotel como una base sólida y añadir herramientas adicionales según sea necesario para crear tu infraestructura tecnológica personalizada.
Leer más: Software de gestión de hoteles pequeños: elegir la mejor opción
Los principales beneficios de utilizar un sistema de gestión hotelera
Uso de la derecha tecnología hotelera puede tener muchos beneficios importantes para su equipo, sus huéspedes y su negocio hotelero.
- Mayor eficiencia operativa: Las herramientas modernas pueden agilizar la comunicación con los huéspedes y asegúrese de que no se pierda información importante. Esto permite que su equipo se concentre mejor en su trabajo y reduce el riesgo de errores.
- Mejora de las condiciones de trabajo: Un buen HMS puede automatizar muchas tareas tediosas y facilitar otros procesos. Esto reduce la carga del personal y les permite dedicar más tiempo y energía a las áreas en las que pueden aportar más valor, por ejemplo, las interacciones con los huéspedes o el trabajo analítico.
- Huéspedes más felices: Poder ofrecer un servicio mejor y más rápido hará las delicias de sus huéspedes y garantizará que se lo pasen en grande. Esto, a su vez, puede llevar a mejores críticas y una reputación mejorada.
- Mayor rentabilidad: Automatizar o simplificar ciertas tareas, como venta adicional o las actualizaciones de tarifas pueden aumentar tus ganancias. Al mismo tiempo, aumentar la eficiencia reduce los costos, y las buenas puntuaciones de las reseñas ayudan a generar más reservas. En conjunto, estos aspectos pueden aumentar la rentabilidad de tu propiedad.
Sigue aprendiendo: Las 10 principales ventajas de utilizar un sistema de gestión hotelera
5 funciones importantes del software de gestión hotelera
Con tantas herramientas disponibles, puede resultar difícil saber por dónde empezar la búsqueda de un nuevo HMS. Estas son algunas de las casillas que tu nuevo software de gestión de operaciones hoteleras debe marcar, independientemente del tipo de propiedad.
1. Integración perfecta con otras piezas del conjunto tecnológico hotelero
Es probable que ni siquiera el HMS más completo pueda gestionar todos los aspectos de sus operaciones. Por lo tanto, es muy probable que utilices más de una herramienta tecnológica. En ese caso, asegúrese de que su nuevo HMS tenga una API abierta y pueda conectarse fácilmente a todas sus demás soluciones. De este modo, los flujos de trabajo se mantienen fluidos y se evitan las costosas integraciones personalizadas o las largas fases de implementación.
2. Facilidad de uso tanto para su equipo como para sus invitados
Cuanto más fácil sea usar un HMS, mejor para todos. Su personal puede completar las tareas más rápidamente y brindar un mejor servicio. Al mismo tiempo, un sistema sencillo reduce el riesgo de errores humanos y garantiza que se convierta en una parte fundamental del flujo de trabajo de los miembros de su equipo.
Esto también es válido para los elementos de tu HMS orientados a los huéspedes, por ejemplo, registro en línea o ofertas de venta adicional. Cuanto más fácil sea para los viajeros interactuar con tu sistema, más probabilidades habrá de que lo hagan.
3. Compatibilidad con dispositivos móviles
Piensa en una aplicación de comunicación para huéspedes o en un motor de reservas. Hay muchas posibilidades de que las personas la usen desde sus dispositivos móviles. Si tu HMS y las herramientas integradas no son compatibles con dispositivos móviles, la experiencia de los huéspedes se ve afectada e incluso puedes correr el riesgo de perder el negocio de la hostelería.
Las herramientas optimizadas para dispositivos móviles también benefician a su personal porque permiten realizar ciertas tareas de forma remota y, por lo tanto, crean más flexibilidad. Por ejemplo, el director general puede consultar el último informe de recogida en su smartphone mientras está de viaje de negocios o mientras almuerza con los propietarios del hotel.
4. Potencial de alta adopción por parte de los usuarios
Cuanto más fácil sea usar una herramienta para las personas, más la aprovecharán. Eso comienza con la accesibilidad. Tener que descargar una aplicación crea una barrera de entrada mucho mayor de lo que la mayoría de los hoteles creen. Y como puedes imaginar, incluso la mejor aplicación hotelera no ayudará a los huéspedes si nunca la descargan.
Sin embargo, esto no significa que las personas no quieran usar sus teléfonos para gestionar sus viajes. Según investigación de Oracle, el 73% de los huéspedes quiere usar sus dispositivos móviles para gestionar su experiencia en el hotel, incluida la navegación amenidades del hotel. Simplemente no quieren hacerlo en tu aplicación. En su lugar, ofrece soluciones basadas en la web a las que los viajeros puedan acceder a través del navegador de su smartphone sin tener que descargar nada, iniciar sesión o crear un perfil.
5. Escalabilidad
El uso de un HMS que proporcione las herramientas correspondientes al tamaño y la oferta de servicios de su propiedad hace dos cosas cruciales. En primer lugar, mantiene sus costos bajos, ya que solo paga por las funciones que necesita y usa. En segundo lugar, un HMS escalable le brinda flexibilidad. Si añades un nuevo servicio, tu plataforma puede crecer contigo y no tendrás que buscar un nuevo proveedor.
Dónde encontrar información sobre los mejores sistemas de gestión hotelera
Elegir el mejor sistema de administración hotelera para su propiedad puede resultar abrumador porque hay muchas opciones. Y desafortunadamente, es imposible elegir un ganador claro que sea mejor que todos los demás.
Pero con un poco de investigación y pruebas, puede encontrar la mejor opción para su propiedad. Estos son cuatro sencillos pasos a seguir:
Paso 1: Revise las listas de las mejores soluciones del mercado actual
Esto te dará una buena idea de lo que hay ahí fuera. Utilice los siguientes sitios para encontrar listas de proveedores de HMS acreditados:
Paso 2: Identifique las herramientas ideales para su tipo de propiedad
Filtre los resultados para encontrar las soluciones que se adapten a sus necesidades. A continuación, consulte las descripciones de los proveedores de software para obtener información sobre sus productos y encontrar los que cumplen con los requisitos descritos en las secciones anteriores. Ahora tiene una lista de posibles nuevos programas de sistemas de gestión hotelera.
Paso 3: Lea las reseñas de los usuarios actuales
Esto le dará una idea de qué tan bien funciona la herramienta en la práctica y si hace todo lo que necesita. También es una buena forma de averiguar si las personas están satisfechas con el proceso de incorporación y la atención al cliente que ofrece el proveedor de tecnología. Ambos son cruciales para una transición fluida y para aprovechar al máximo tu nueva herramienta.
Paso 4: Obtenga demostraciones o versiones de prueba gratuitas
Una vez que hayas seguido los pasos anteriores, es hora de probar los HMS de tus preseleccionados. Lo ideal sería que hicieras una prueba gratuita para familiarizarte con la plataforma y comprobar qué tan bien funciona para tu propiedad. Si eso lleva demasiado tiempo, una demostración también es una excelente opción. Deje que el representante de ventas del proveedor le explique todas las funciones que utilizaría y obtenga respuestas a sus preguntas. Al final, sabrás qué sistema de gestión hotelera es el mejor para ti.
Aumenta tus ingresos con el sistema HMS de Canary Ahora que sabes todo sobre los HMS y cómo pueden ayudarte a aumentar la eficiencia, mejorar la experiencia de los huéspedes e impulsar la rentabilidad, es tu turno.
¿Ya tienes un HMS? Si es así, evalúa si hace todo lo que necesitas y si produce los resultados que deseas.
Si no tiene un sistema HMS o ha decidido que es hora de buscar una nueva solución, utilice los consejos anteriores para encontrar el mejor sistema de gestión hotelera para su propiedad.
Canario software de hostelería está construido por hoteleros, para hoteleros, y tiene las características que necesita para diferenciar su hotel. Las soluciones digitales basadas en la inteligencia artificial de Canary modernizan el recorrido del huésped desde la reserva hasta la salida, y los hoteles pueden elegir productos individuales o la suite completa en función de sus necesidades.
En cuanto esté disponible, te alegrarás de haber hecho el esfuerzo gracias a las numerosas ventajas que aportará, como flujos de trabajo simplificados, mayores ingresos y una mejor experiencia para los huéspedes.
Y si no quieres aprender a crear un sistema de gestión hotelera desde cero por tu cuenta, solicitar una demostración para ver cómo Canary puede ayudar.
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