El servicio de atención al cliente es un elemento básico innegable de la hospitalidad. Pero un excelente servicio de atención al cliente no existiría sin una excelente comunicación con los huéspedes. Una plantilla de correo electrónico de hotel bien redactada, lista para personalizarla en cualquier momento, te ayuda a mejorar la comunicación con los huéspedes, mantener la marca y responder más rápido.
Esto se debe a que los correos electrónicos son una de las formas más eficientes de comunicarse con los huéspedes. Ya sea para convencerlos de que vuelvan a reservar contigo o para recordarles un próximo viaje, los correos electrónicos tienen un valor incalculable para tu estrategia de marketing y comunicación.
Inspírate con 14 plantillas de correo electrónico
El secreto para escribir un excelente correo electrónico para invitados es entender a tu audiencia. Piensa en lo que los entusiasmaría en función de su demografía. Vale la pena poner un poco más de esfuerzo en tus correos electrónicos, confía en nosotros. Pero para darte una ventaja, hemos reunido 14 tipos de plantillas de correo electrónico:
1. Plantilla de correo electrónico de confirmación de reserva
Asunto: ¡Su reserva está confirmada!
Dear [Name],
Thank you for choosing [Hotel Name]! Your reservation for [dates] is confirmed. We're thrilled to host you for a memorable stay. Please review your booking details below. If you have any questions or special requests, feel free to reach out.
[Reservation Details]
We look forward to providing you with an exceptional experience. Safe travels!
Warm regards,
[Your Signature]
2. Plantilla de correo electrónico antes de la llegada
Asunto: Lo que necesita saber sobre su próxima estancia
Dear [Name],
Greetings from [Hotel Name]! Your upcoming stay is just around the corner, and our team is ready to ensure it's nothing short of extraordinary. If you have any special requests or questions, feel free to reach out. Safe travels, and we can't wait to host you!
[Reservation Details]
Warm regards,
[Your Signature]
3. Plantilla de correo electrónico de bienvenida
Asunto: Una cálida bienvenida a [Nombre del hotel]
Dear [Name],
Welcome to [Hotel Name]! We're thrilled you've chosen us for your stay. Our team is dedicated to ensuring you have a comfortable and enjoyable experience.
Should you need anything, our front desk is here to assist. Make the most of our amenities, and we hope your time with us is truly memorable.
Thank you for choosing [Hotel Name] as your home away from home.
4. Plantilla de correo electrónico posterior a la estancia
Asunto: ¡Fue un placer!
Dear [Name],
Thank you for staying with us at [Hotel Name]! We hope you had a fantastic experience.
Your feedback is invaluable, and we invite you to share your thoughts on your experience. We appreciate your patronage and look forward to welcoming you back for another unforgettable stay.
Warm regards,
[Your Signature]
5. Plantilla de correo electrónico del programa de fidelización
Asunto: Conviértase en un miembro valioso de [Nombre del hotel]
Dear [Name],
Thank you for your loyalty to [Hotel Name]! As a valued member, we're excited to offer you exclusive benefits and rewards.
From complimentary upgrades to special discounts, your continued support means the world to us. Explore the perks that await you and make your next stay even more extraordinary.
Warm regards,
[Your Signature]
6. Plantilla de correo electrónico de oferta especial/promoción
Asunto: ¡Su oferta exclusiva de [nombre del hotel] le espera!
Dear [Name],
Add a bit of luxury to your stay with our exclusive offer. Book your stay at [Hotel Name] now and enjoy special rates, complimentary perks, and more. Don't miss out on this limited-time opportunity to elevate your experience. Reserve your spot today!
Warm regards,
[Your Signature]
7. Plantilla de correo electrónico de anuncio de eventos
Asunto: ¡Reserve la fecha para un evento inolvidable!
Dear [Name],
Exciting news! We're hosting a special event at [Hotel Name], and you're invited. Join us for an evening of [brief event description]. Mark your calendar for [date], and get ready for an unforgettable experience. Details to follow—stay tuned!
Warm regards,
[Your Signature]
8. Plantilla de correo electrónico para boletín
Asunto: Manténgase informado
Dear [Name],
Get ready for exclusive updates, offers and more with [Hotel Name]'s newsletter! From seasonal promotions to behind-the-scenes glimpses, we're bringing the best of [Hotel Name] directly to your inbox.
Don't miss out—subscribe today and stay connected with the latest happenings.
Warm regards,
[Your Signature]
9. Plantilla de correo electrónico más vendida
Asunto: Mejore su estancia con una mejora o un complemento
Dear [Name],
Enhance your experience at [Hotel Name]! Elevate your stay with our exclusive room upgrades, complimentary amenities and personalized services.
Treat yourself to a bit of luxury. Limited availability, so seize this opportunity to make your stay truly exceptional. Click to upgrade now!
Warm regards,
[Your Signature]
10. Plantilla de correo electrónico de asesoramiento meteorológico
Asunto: Aviso meteorológico: prepárese para su estancia
Dear [Name],
As you plan your visit to [Hotel Name], please be aware of upcoming weather conditions. [Brief description of the weather forecast, e.g., rain, snow].
We want to ensure you have a safe and comfortable stay, so pack accordingly. If you have any questions or concerns, feel free to contact us. We look forward to welcoming you soon!
Warm regards,
[Your Signature]
11. Plantilla de correo electrónico perdido y encontrado
Asunto: ¿Perdió un artículo durante su estancia?
Dear [Name],
During our routine checks, we discovered an item left behind in the room you stayed in. Please confirm whether you are indeed missing an item and what that item is.
We've safely secured it and would love to arrange its return. Please let us know the best way to coordinate this for your convenience. Thank you!
Warm regards,
[Your Signature]
12. Plantilla de correo electrónico de saludo para ocasiones especiales
Asunto: ¡Te deseo un [título para la ocasión] muy especial en [Nombre del hotel]!
Dear [Name],
Congratulations on your [Special Occasion!] We wanted to take a moment to thank you for choosing to stay with us. Should you need any assistance, don’t hesitate to call down to or visit our front desk. We’d be more than happy to help.
Oh, and let us know how we can add a touch of magic to your stay. Cheers to creating unforgettable moments!
Warm regards,
[Your Signature]
13. Plantilla de correo electrónico del programa de recomendación
Asunto: Comparte el amor: ¡Presentamos el programa de recomendación de [Hotel Name]!
Dear [Guest's Name],
Loved your stay with us? Spread the joy! Refer a friend to [Hotel Name] and both of you enjoy exclusive rewards on your next visit. It's our way of saying thank you for being a part of our community. Start referring today and let the perks begin!
Warm regards,
[Your Signature]
14. Plantillas de correo electrónico de cancelación
Asunto: Actualización importante sobre su solicitud
Dear [Guest's Name],
I hope this email finds you well. We would like to extend our sincerest appreciation for choosing [Hotel Name] for your stay.
I regret to inform you that, unfortunately, we are unable to fulfill your recent request for [Service/Item Requested]. The unavailability of [Service/Item Requested] is due to [brief explanation of the reason]. We understand that this may be disappointing, and we sincerely apologize for any inconvenience it may cause.
Our team is committed to making your stay as comfortable as possible despite this setback. If there is anything else we can assist you with or if you have any alternative requests, please do not hesitate to reach out to our front desk staff. We are here to ensure that you have a pleasant and memorable stay with us.
Thank you for choosing [Hotel Name], and we look forward to continuing to serve you during your stay.
7 formas inteligentes de aprovechar al máximo tus correos electrónicos
Ahora que tiene las plantillas, es hora de aplicar algunas reglas para aprovechar al máximo su comunicación por correo electrónico. El secreto comienza con la forma en que las escribes y las formulas. Es importante utilizar un lenguaje persuasivo y apropiado para la marca que se adapte al destinatario. Pero eso no es todo:
Personalización del correo electrónico
¡La personalización es la reina! En un Hoteles Voco de IHG Hotels and Resorts estudio: el 48% de los encuestados dijo que un servicio amable, accesible y personalizado es más importante que nunca.
A continuación, te explicamos cómo personalizar tus correos electrónicos:
Diríjase a los huéspedes adecuadamente. Llama al huésped por su nombre y pronombres preferidos: dirígete siempre a los huéspedes por su nombre y pronombres preferidos (si se especifican).
Personaliza las ofertas y recomendaciones: consulta el historial de compras de tus huéspedes para averiguar qué ofertas y recomendaciones promocionales son las que más les interesan.
Personaliza las líneas de asunto: incluye el nombre de tu huésped en la línea de asunto o menciona algo específico sobre su estancia.
Reconozca las ocasiones especiales: felicite a los invitados por cumpleaños, aniversarios, bodas y otras ocasiones especiales.
Optimización móvil
Hacer que los correos electrónicos sean aptos para dispositivos móviles es vital en el mundo actual. Así es como puedes optimizar tus correos electrónicos para dispositivos móviles:
Diseños responsivos: asegúrate de que tus correos electrónicos puedan adaptarse a diferentes tamaños de pantalla (por ejemplo, portátil, smartphone, tableta, etc.).
TLDR, sé conciso pero no impersonal: mantén tu contenido breve y conciso, pero asegúrate de incluir toda la información importante.
Números de teléfono y correos electrónicos en los que se puede hacer clic: facilita que tus destinatarios te llamen con solo hacer clic en un botón. ¡Aquí no hay que copiar y pegar personal!
Pruebas A/B
No todos los correos electrónicos van a salir del parque. A veces fracasarás: ¡esa es la realidad del marketing y la comunicación por correo electrónico de los hoteles para huéspedes!
Las pruebas A/B te permiten averiguar qué mensajes funcionan mejor para tu audiencia o segmento de audiencia en particular. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Elija variables para probar: puede ser una línea de asunto, un texto de correo electrónico, imágenes o llamadas a la acción.
Divida su audiencia: divida su lista de correo electrónico en dos segmentos aleatorios e iguales. Un segmento recibirá correo electrónico (A) y el otro recibirá correo electrónico (B).
Pruebe una variable a la vez: esta es una excelente manera de atribuir con precisión los cambios en el rendimiento. Si pruebas varias variables a la vez, es decir, cambias las imágenes y la línea de asunto, no sabrás qué cambio influyó en los resultados.
Cumplimiento y privacidad de datos
El cumplimiento y la privacidad de los datos no deben tomarse a la ligera. Es posible que conozcas la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) o, si te comunicas con huéspedes en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Se trata de normas de protección de datos diseñadas para dar a las personas un mayor control sobre sus datos personales e imponer a las empresas la obligación de gestionar esos datos de forma responsable.
Hay varias maneras de asegurarte de que tus correos electrónicos cumplan con las normas, entre ellas:
Comprenda las normas de protección de datos: es vital leer las normas de protección de datos que afectan a su hotel. Esto le ayudará a cumplir con las normas.
Obtén el consentimiento explícito: pedir permiso a los huéspedes para comunicarse con ellos por correo electrónico te permite cumplir con varias normativas. También demuestra un compromiso con su privacidad.
Sé transparente en los datos que recopilas: incluye un pequeño enlace en la parte inferior de tus correos electrónicos que los lleve a tu política de privacidad.
Sincronización y frecuencia
Enviar tus correos electrónicos en el momento adecuado tiene un gran impacto en tus tasas de apertura y clics. Envía demasiados y tu audiencia puede irritarse. Envía muy pocos y tu audiencia podría olvidar que existes. Aunque nunca hay una respuesta simple, ésta es la respuesta Hotel en King recomienda:
La relevancia importa: las comunicaciones de bienvenida, los saludos y las acciones que agregan valor al consumidor tienen las tasas de conversión más altas.
La estrategia se basa en el tiempo: la hora y el día en que envías tu correo electrónico dependen del segmento de audiencia.
Los datos: Hotelinking descubrió que la hora preferida para finalizar las reservas impulsada por las campañas de correo electrónico de los hoteles es entre las 21:30 y las 22:00 horas.
Además, J. D. Power descubrió que los puntajes generales de satisfacción disminuyen 66 puntos, en promedio, cuando los hoteles no envían comunicaciones previas a la estancia.
Segmentación
La segmentación es una estrategia poderosa para mejorar la comunicación por correo electrónico al adaptar los mensajes a grupos específicos de huéspedes en función de las características compartidas. Estas son algunas maneras en las que puedes segmentar tu audiencia:
Demografía: edad, género, ingresos, educación, ocupación y estado civil.
Geográfico: ubicación, región, clima, áreas urbanas o rurales y densidad de población.
Comportamiento: comportamientos, preferencias, patrones de uso, lealtad a la marca y hábitos de compra.
Métricas y análisis
Una vez que tus campañas de correo electrónico o correo electrónico estén escritas, formateadas y en camino, es hora de relajarte. Es broma: ahora es el momento de medir su desempeño. Estas son algunas métricas que puedes usar para medir el éxito de tus campañas de correo electrónico:
Métricas de interacción por correo electrónico: tasa de apertura, tasa de clics (CTR), tasa de conversión, tasa de rebote y tasa de redirección/compartición.
Rendimiento de segmentación: tasa de conversión por segmento, tamaño del segmento, crecimiento del segmento y tasa de abandono del segmento.
Análisis del recorrido del cliente: compromiso de los puntos de contacto, tiempo de conversión, tasa de retención de clientes, tasa de abandono y satisfacción del cliente (CSAT).
Uso de la tecnología para agilizar la mensajería de los huéspedes
El correo electrónico es efectivo, pero hoy en día, los huéspedes quieren una comunicación en tiempo real. Cuarenta y cinco por ciento de los huéspedes del hotel dicen que preferirían denunciar un problema a través de SMS o una aplicación de mensajería.
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