Enregistrement sans contact pour les hôtels : tout ce que vous devez savoir

Pendant la pandémie mondiale de COVID-19, le secteur de l'hôtellerie a été contraint d'adopter des solutions technologiques qui lui ont permis d'adopter de nouvelles mesures de sécurité. Pendant la majeure partie de l'année 2020, les hôtels, les maisons d'hôtes et les chambres d'hôtes ont mis en place des protocoles stricts pour que leurs clients se sentent à l'aise pendant leur séjour.

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La nécessité de respecter la distanciation sociale et de limiter les contacts avec d'autres personnes a fait en sorte que les solutions d'enregistrement sans contact sont devenues très importantes alors que les hôtels du monde entier cherchaient des moyens de protéger leur personnel et leurs clients.

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De nombreux hôtels ont complètement arrêté les enregistrements traditionnels et ont plutôt adopté une enregistrement mobile modèle ne nécessitant aucun contact humain. Il s'est avéré que les clients l'ont préféré et pas seulement à cause de la COVID-19.

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Une étude récente d'Oracle et Skift, a révélé que 73 % des voyageurs sont plus susceptibles de séjourner dans un hôtel proposant une technologie en libre-service.

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Et le désir de enregistrement sans contact n'est pas non plus un phénomène nouveau.

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En fait, dans une étude réalisée en 2015 par Software Advice, 60 % des clients des hôtels ont déclaré qu'ils préféraient réserver dans un hôtel proposant un enregistrement mobile.

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Et comme le montre l'étude réalisée par Oracle et Skift, cette demande n'a fait qu'augmenter au fil du temps.

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À la lumière de cette nouvelle préférence évidente des consommateurs, voici tout ce que vous devez savoir sur l'enregistrement sans contact.

Qu'est-ce que l'enregistrement sans contact ?

Pensez au processus d'enregistrement traditionnel.

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Les clients arrivaient à l'hôtel, demandaient peut-être à un concierge de porter leurs bagages pour eux et se dirigeaient vers la réception. Ils devront peut-être faire la queue pendant un certain temps si d'autres clients s'enregistrent également.

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À leur tour, ils doivent remettre une pièce d'identité que le personnel scanne et vérifie, puis ils remplissent une série de formulaires avant d'être récompensés par la clé de leur chambre.

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L'enregistrement sans contact élimine la majeure partie de ce processus. Au lieu de cela, les clients peuvent utiliser un lien qu'ils reçoivent par e-mail ou SMS pour remplir leurs coordonnées et scanner leur pièce d'identité. Une fois terminé, ils ont accès à la clé de leur chambre via un smartphone ou peuvent la récupérer à la réception de l'hôtel.

La technologie d'aujourd'hui a fait de l'enregistrement sans contact une solution une partie de l'expérience client new age.

Enregistrement traditionnel ou enregistrement sans contact

De plus en plus d'étapes d'enregistrement traditionnelles ne sont plus nécessaires grâce à l'émergence des solutions d'enregistrement sans contact. En fait, de nombreux aspects de l'expérience client peuvent être transférés dans le monde numérique.

Voici quelques-unes des principales manières dont l'enregistrement sans contact et les autres technologies sans contact sont utilisés :

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- Solutions mobiles qui permettent aux clients de s'enregistrer avant leur arrivée, minimisant ainsi le temps qu'ils passent à la réception et dans les espaces communs

- Points d'enregistrement dans les hôtels dotés d'une technologie en libre-service pour éviter que les clients ne se regroupent dans les espaces communs

- Technologie pour les paiements sans contact dans les points de restauration pour permettre les paiements sans contact

Ces trois méthodes permettent de réduire considérablement le temps que les clients passent à la réception et limitent les interactions avec le personnel sans ruiner expérience client. L'essentiel pour les hôtels qui passent au sans contact est de créer un voyage agréable pour les clients, sans avoir besoin de l'assistance du personnel de l'hôtel.

De nombreux hôtels profitent de l'enregistrement sans contact, qu'il s'agisse de grandes marques ou de petits hôtels indépendants.

Les avantages de l'enregistrement sans contact

Outre les avantages que l'enregistrement sans contact a apportés pendant la pandémie, il aide également le personnel et les clients de différentes manières, notamment :

- Cela permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, tant pour le personnel que pour les clients. Les liens et les formulaires d'enregistrement peuvent être envoyés à l'avance pour éviter les files d'attente à la réception, et les hôtels peuvent envoyer des documents, des accords et des conditions générales pour obtenir une signature numérique avant le séjour du client

- Il aide les hôtels à recueillir des données supplémentaires sur leurs clients et à créer leurs listes d'e-mails pour les promotions futures

- C'est sûr et sécurisé, utilisant une technologie de pointe pour vérifier les photos d'identité

- Il s'intègre bien aux autres systèmes pour offrir une expérience client complète

- Il permet aux clients de s'enregistrer de n'importe où

- Il peut être utilisé comme un outil de marketing occasionnel pour permettre aux clients d'en savoir plus sur un hôtel. Il peut proposer des offres exclusives, des équipements de vente incitative et créer une expérience de marque

- Il permet aux invités d'éviter les files d'attente et de partager leurs clés en toute sécurité avec leur groupe

- Il permet au personnel de gagner du temps en effectuant automatiquement des tâches telles que les aspects administratifs de l'enregistrement

- Permet aux hôteliers de se concentrer sur l'accueil plutôt que sur l'administration chargée de recueillir les informations sur les clients lors de l'enregistrement

Comment mettre en œuvre l'enregistrement sans contact

Il existe différentes manières d'aborder la mise en œuvre d'une solution d'enregistrement sans contact et de créer un flux d'utilisateurs adapté à votre établissement.

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Voici ce que vous devriez prendre en compte...

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Avant l'arrivée des invités

Commencez à communiquer avec vos clients avant leur arrivée sur place. UNE Enregistrement sans contact experience vous permet de les guider tout au long du nouveau processus d'enregistrement et de vous assurer qu'ils sont à l'aise avec tout ce qui est en place.

Envoyez les liens d'enregistrement à l'avance

Communiquez un lien d'enregistrement sans contact à vos clients au moins 12 heures avant leur arrivée à l'hôtel. Cela leur donne suffisamment de temps pour s'enregistrer et lire les documents d'accompagnement que vous envoyez.

Préparer les informations pour les invités

À la lumière de la COVID, il est toujours judicieux de rassurer les clients sur le fait que votre établissement est sûr et qu'il respecte les meilleures pratiques en matière de mutations et de pics de cas. Pour ce faire, créez du matériel d'information qui décrit vos initiatives liées à la COVID et les processus que votre hôtel met en place pour répondre aux besoins actuels.

Il peut s'agir d'une liste de vos horaires de nettoyage mis à jour, de la fréquence à laquelle vous nettoyez les chambres et des mises à jour concernant l'utilisation des espaces communs tels que les gymnases et les restaurants.

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C'est exactement ce que fait Scandic Hotels. Ils mentionnent le nettoyage amélioré qui est en cours, les nouveaux points de désinfection et la façon dont ils respectent la distanciation physique en limitant le nombre de chaises dans le bar et la salle à manger et en mettant en place des marqueurs au sol.

Arrivée des invités

Même si vous avez déjà envoyé un lien pour l'enregistrement, il est tout de même important d'informer les clients qui l'auraient oublié de la manière dont ils peuvent s'enregistrer dans le cadre de vos nouvelles procédures. Cela permettra d'éliminer les rassemblements dans la zone de réception et de faciliter l'enregistrement sur place.

Création d'une signalisation supplémentaire

La signalisation aide les clients à comprendre où ils doivent se rendre et à quel moment. Dites-leur comment ils peuvent s'enregistrer, où ils peuvent s'enregistrer (si vous avez désigné des points d'enregistrement) et ce qu'ils doivent faire ensuite.

Des termes tels que « Nous soutenons l'enregistrement sans contact dans notre hôtel » inciteront les clients à utiliser cette option.

Comment utiliser les technologies Canary pour l'enregistrement sans contact

La solution d'enregistrement sans contact de Canary Technologies vous permet d'enregistrer facilement vos clients sans échanger de cartes de crédit, de pièces d'identité ou de formulaires d'inscription. Vous pouvez commencer en 10 minutes et commencer à enregistrer les clients immédiatement.

Comment ça marche

- Envoyez automatiquement des liens d'enregistrement par e-mail ou SMS à tous les clients qui doivent arriver

- Les clients soumettent les informations de leur carte de crédit, téléchargent leur pièce d'identité et signent la carte d'enregistrement de l'hôtel au même endroit avant leur arrivée

- Canary vérifie les informations et permet à l'hôtel d'enregistrer le client

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C'est simple de démarrer

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L'enregistrement sans contact est facile grâce à Canary Technologies. Il est rapide à configurer et vous permet d'enregistrer les clients en toute sécurité immédiatement, sans formation ! Une gamme d'intégrations avec des systèmes de gestion immobilière, des fournisseurs de paiement et des solutions de clés mobiles garantit son adéquation avec vos solutions holistiques à long terme.