Que vous gériez un boutique-hôtel ou une chaîne de centres de villégiature, ce guide présente des stratégies éprouvées pour vous aider à planifier plus intelligemment et à accroître vos résultats. Commençons par maîtriser les principes fondamentaux de la budgétisation et des prévisions hôtelières.
Quelle est la différence entre la budgétisation et les prévisions hôtelières ?
Pour avoir un aperçu complet des finances de votre hôtel, la budgétisation et les prévisions doivent aller de pair. Bien que votre budget vous permette de comprendre votre flux de trésorerie global, les prévisions vous permettent de procéder à des ajustements intelligents en cours de route pour répondre à l'évolution de la demande.
La budgétisation est un outil important pour obtenir une vue d'ensemble du profil financier actuel de votre entreprise, tandis que les prévisions utilisent des données historiques, les tendances du marché et les réservations en cours pour vous aider à prévoir les performances futures. Considérez votre budget comme la destination et les prévisions comme votre GPS.
À titre d'exemple : la comptabilisation des dépenses du mois dernier est un exemple de budgétisation, et la planification de la réduction des effectifs en prévision d'une baisse saisonnière des réservations est un exemple de prévision.
Ensemble, ils constituent de puissants outils. Alors que votre budget définit les objectifs financiers globaux, les prévisions vous aident à effectuer des ajustements intelligents en cours de route afin de garder une longueur d'avance sur la demande.
En quoi consiste le processus de budgétisation d'un hôtel ?
Définissez votre cadre
Pour commencer, examinons le cadre de l'établissement d'un budget. Il y a six domaines clés sur lesquels se concentrer lors de la collecte de données :
Revenus : chambres, restauration et autres services en fonction de la demande
Dépenses variables : commissions des agences de voyages en ligne (OTA), frais d'équipement
Dépenses en capital : équipement, rénovations
Objectifs de profit : résultat net attendu
Constituez la bonne équipe
Avant de collecter les données, vous aurez besoin des bons membres de l'équipe, et cela ne se limite pas à votre service financier ! Les principaux acteurs sont les suivants :
Directeurs de réception
Chefs de l'entretien ménager
Les leaders de l'alimentation et des boissons
Directeurs des ventes
Responsables du service de maintenance
En plus de toute autre partie pertinente susceptible de s'appliquer à votre propriété.
Rassemblez les chiffres
Il est maintenant temps de recueillir les chiffres de l'année dernière, notamment les revenus (de préférence par segment de clientèle), le suivi des dépenses hôtelières, les tendances du marché et les performances des concurrents. Ce faisant, veillez à signaler tout événement inhabituel ou toute dépense ponctuelle susceptible de fausser vos données.
Élaborez une chronologie
Ensuite, établissez un calendrier raisonnable en identifiant la date limite de soumission et en revenant en arrière, en vous laissant suffisamment de marge de manœuvre pour les examens et les révisions départementaux.
Commencez la plongée en profondeur
Il est maintenant temps de commencer sérieusement à établir un budget ! La section suivante contient tous les détails nécessaires pour créer un cadre budgétaire complet.
Conseil de pro : planifiez vos réunions budgétaires lorsque les données financières mensuelles sont à jour afin d'avoir un aperçu en temps réel des performances actuelles.
4 étapes pour établir un budget hôtelier complet
1. Catégorisez vos revenus
Pour démarrer, commencez par vos sources de revenus. Répartissez-les en segments pour tenir compte des revenus provenant des chambres, de la nourriture et des boissons (segmentations supplémentaires entre les revenus du service de chambre et de la restauration, le cas échéant), des services de spa, du parking et de toute autre catégorie applicable à votre établissement.
2. Compter les dépenses
Ensuite, il est temps de cartographier vos dépenses. Certains coûts clés à inclure sont les suivants :
Main-d'œuvre et paie
Coûts de marketing, de publicité et de distribution
Frais de gestion, licences et tout permis annuel
Frais divers tels que les frais bancaires, les frais juridiques et l'aménagement paysager
3. Planifiez en fonction de la saisonnalité
Maintenant, assurez-vous de tenir compte de la saisonnalité des recettes et des dépenses. Par exemple, votre haute saison estivale peut nécessiter plus de femmes de ménage et de serveurs, tandis que l'hiver peut entraîner des coûts de chauffage plus élevés.
4. Un budget pour les imprévus
Enfin et surtout, établissez des plans d'urgence pour chaque département. Il peut s'agir d'une réserve de 3 % pour les augmentations des tarifs des services publics ou d'une police d'assurance supplémentaire en cas de maintenance imprévue. Mieux vaut planifier maintenant que se bousculer plus tard !
Comment prévoir les performances futures de votre hôtel
Pour établir une prévision de performance hôtelière, il est important d'analyser vos indicateurs clés de performance (KPI). Comme le dit Pete Sams de Davidson Hospitality Group : »L'analyse comparative est essentielle. » Et Données STR montre que les établissements utilisant un suivi détaillé des KPI améliorent constamment leur efficacité opérationnelle et maximisent leur rentabilité.
Les principaux indicateurs à suivre sont les suivants :
Il ne s'agit pas simplement de connaître les chiffres ; vous devez connaître l'histoire qui les sous-tend. Par exemple, si votre RevPAR est en hausse, qu'est-ce qui la motive ? S'agit-il de la vigueur des taux ou de gains de l'OCC ? Lorsque vous analysez et comprenez les tendances, ce contexte crucial vous permet de faire des prévisions précises et de prendre des décisions de tarification plus intelligentes.
Pour prévoir l'avenir, examinez les conditions de votre marché. Quels sont les événements à venir en ville ? De nouveaux concurrents arrivent-ils dans la région ? À l'aide de vos données de performance historiques, de votre rythme de réservation actuel et des informations sur le marché, vous pouvez créer des prévisions précises. Et pour des résultats optimaux pendant les périodes de forte demande, celles-ci peuvent être mises à jour chaque semaine, voire quotidiennement, afin de rester agile dans votre stratégie de tarification et vos prévisions de revenus.
Comment la technologie simplifie la budgétisation et les prévisions
La technologie a complètement changé la façon dont les hôteliers planifient leurs finances, et son impact ne se limite pas à l'analyse des chiffres ! Avec 76 % des hôtels toujours confrontés à des pénuries de personnel, les solutions technologiques sont devenues essentielles pour aider les propriétés à gérer leurs opérations, ce qui est essentiel en période de forte demande. Examinons les types d'outils qui font la différence :
Systèmes de gestion immobilière (PMS) : Les PMS ont toujours été utiles, mais ils sont aujourd'hui plus avancés que jamais. Nombre d'entre elles peuvent s'intégrer à des plateformes de business intelligence pour analyser rapidement les données historiques, les modèles de réservation et les tendances du marché en appuyant simplement sur un bouton. Ils vous aident à créer des budgets et des prévisions plus précis tout en améliorant l'efficacité de l'ensemble du processus.
Systèmes de gestion des recettes (RMS) : un RMS automatisé élimine le besoin de deviner quels devraient être les tarifs des chambres chaque nuit en analysant les données du marché local et en fixant les prix en conséquence. De plus, les RMS modernes peuvent s'intégrer directement aux PMS, aux gestionnaires de canaux et agences de voyages en ligne pour obtenir instantanément les informations de réservation les plus précises.
Logiciel de budgétisation hôtelière dédié : pour rationaliser davantage la budgétisation et les prévisions, de nombreux des éditeurs de logiciels ont vu le jour pour automatiser entièrement le processus. Ils peuvent s'intégrer directement à vos systèmes PMS et RMS et fournir des informations détaillées à la fois sur les propriétés individuelles et sur l'ensemble des portefeuilles.
Technologie d'expérience client : l'amélioration de l'expérience client est un investissement judicieux, car elle rend les voyageurs plus heureux et améliore vos résultats. Par exemple, Ventes incitatives dynamiques peut augmenter le chiffre d'affaires des ventes incitatives de 250 % en proposant automatiquement à ses clients des options supplémentaires et des surclassements. Des solutions telles que Autorisations numériques accélérer le traitement des cartes de crédit, améliorer l'expérience des clients et garantir la conformité à la norme PCI-I, économiser des milliers en évitant les rétrofacturations.
Maîtriser la budgétisation et les prévisions hôtelières : conseils pour réussir
Comme vous pouvez le constater, la budgétisation et les prévisions sont des éléments essentiels du rôle d'un hôtelier ! À titre d'exemple, une prévision hôtelière réussie se résume à quelques pratiques clés :
Passez régulièrement en revue vos prévisions en fonction de l'évolution du marché et du rythme des réservations.
Impliquez les chefs de département dès le début et tenez-les responsables de leurs chiffres.
Documentez toutes les considérations spéciales, qu'il s'agisse d'événements locaux ou d'impacts de la rénovation.
Lorsque des écarts se produisent, cherchez à comprendre pourquoi, puis utilisez ces informations pour améliorer le processus de planification financière des hôtels pour l'année prochaine.
Prévoyez un budget pour la technologie adaptée afin de répondre aux attentes des clients et d'améliorer les opérations.
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