Imaginez : vous êtes à la réception et les réservations affluent. Tous les agents sont au téléphone, il y a des journaux contenant des informations sur les clients partout, le télécopieur crache des messages et il y a une foule dans le hall qui espère trouver une chambre de dernière minute.
Cela ressemble à votre dernier cauchemar ? Nous vous promettons qu'il existe une meilleure solution ! Il existe une technologie qui peut vous aider à résoudre tous ces problèmes et bien plus encore : un système de réservation d'hôtel. Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur ce logiciel, de son fonctionnement aux fonctionnalités indispensables pour obtenir des résultats concrets.
Qu'est-ce qu'un système de réservation d'hôtel ?
Un système de réservation de chambres d'hôtel, également connu sous le nom de système de réservation central (CRS) est un logiciel qui gère l'inventaire, les réservations et les prix.
Ces systèmes vous permettent de :
Consultez la disponibilité des chambres en temps réel : consultez instantanément l'inventaire des chambres et les prix à jour pour garantir des réservations précises.
Gérez les paiements en toute sécurité : traitez facilement les dépôts, les remboursements et les paiements en ligne pour assurer la satisfaction des clients et l'exactitude de vos livres.
Gérez les réservations depuis plusieurs canaux : synchronisez la disponibilité sur des plateformes telles que votre site Web, Expedia et Booking.com.
Automatisez les confirmations : envoyez des confirmations de réservation, des rappels et des mises à jour aux clients.
Activer tarification dynamique: Ajustez les tarifs des chambres en fonction de la demande, de l'occupation ou des saisons pour augmenter les revenus et maintenir l'activité de votre hôtel.
À quels systèmes s'intègrent les plateformes de réservation de chambres d'hôtel ?
Lorsqu'il est intégré à d'autres logiciels de votre infrastructure technologique hôtelière, le logiciel de réservation de chambres d'hôtel fidélise les clients, augmente les revenus et réduit considérablement le travail manuel. Il existe de nombreux systèmes que vous pouvez intégrer à votre plateforme de réservation de chambres d'hôtel, notamment :
Systèmes de gestion immobilière (PMS): La connexion de votre système de réservation à votre PMS vous permet de rationaliser complètement les opérations en créant un système qui prend en compte tout l'ensemble de votre hôtel, y compris les outils d'entretien ménager, de réception et d'inventaire.
Systèmes de gestion des recettes : suivez les sources de revenus et les réservations qui génèrent le plus de revenus en les intégrant à un système de gestion des recettes.
Gestionnaires de chaînes : la combinaison de votre plateforme de réservation de chambres avec votre gestionnaire de chaînes vous permet de connecter le prix et la disponibilité de vos chambres sur tous vos canaux, y compris les OTA (Expedia, Booking.com) et le site Web de votre établissement.
Plateformes d'expérience client : l'intégration à une plateforme d'expérience client vous permet de communiquer avec les clients à chaque étape de leur voyage, de la réservation à la fin du séjour.
Comment fonctionne un système de réservation de chambres d'hôtel
Alors, à quoi ressemble un système de réservation en action ? Voici un bref aperçu du processus :
Configuration : le responsable des recettes de l'hôtel commence par saisir les tarifs, l'inventaire et les règles de réservation dans le système.
Réservation : lorsqu'un client réserve par n'importe quel canal, la réservation est envoyée au système et au PMS. Le système met automatiquement à jour la disponibilité sur toutes les plateformes afin d'éviter les surréservations.
Intégration : la connectivité bidirectionnelle garantit une communication fluide entre le système de réservation PMS et les autres logiciels clés, réduisant ainsi le risque d'erreurs liées aux mises à jour manuelles.
Après la réservation : lorsqu'il est intégré au logiciel d'expérience client, les clients peuvent recevoir des informations personnalisées offres de vente incitative et utilisez des fonctionnalités pratiques telles que l'enregistrement et le départ mobiles pendant que vous collectez des données précieuses sur vos clients.
Types de systèmes de réservation de chambres d'hôtel
Le système de réservation d'hôtel idéal dépend des exigences et du budget spécifiques de votre établissement. Il existe deux types principaux à prendre en compte :
Système de réservation d'hôtel autonome : des systèmes indépendants gèrent les réservations et l'inventaire sur tous les canaux tout en s'intégrant à votre système de gestion de propriété existant. Cela fonctionne bien si vous avez déjà un syndrome prémenstruel que vous souhaitez conserver.
Solutions PMS intégrées : plateformes tout-en-un qui combinent la gestion des réservations avec les opérations de l'établissement, l'entretien ménager et les services aux clients. Ces systèmes permettent un flux de données fluide entre toutes les opérations de l'hôtel, mais peuvent ne pas offrir autant de personnalisations que les options CRS autonomes.
5 avantages de l'utilisation d'un système de réservation de chambres d'hôtel
La gestion des réservations n'est que le début. Un système de réservation avancé peut tout faire, qu'il s'agisse d'alléger la charge de travail du personnel ou de fidéliser les clients.
Voici les principaux avantages de cette technologie :
1. Améliorez l'expérience client
Les voyageurs veulent tout : des réservations pratiques, un traitement sécurisé des paiements et des expériences personnalisées. Un logiciel de réservation y parvient en transformant votre établissement en une opération 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, permettant aux clients de sécuriser leur séjour instantanément, depuis n'importe quel appareil, à tout moment et sur n'importe quel canal.
2. Augmentez la productivité du personnel
Les tâches répétitives telles que la mise à jour des stocks, les ajustements tarifaires et les confirmations de réservation font perdre du temps à votre équipe et l'empêchent de se concentrer sur l'offre d'une expérience client mémorable. Le logiciel de réservation de chambres d'hôtel automatise ces tâches afin que votre personnel puisse se concentrer sur des tâches plus complexes et accorder toute son attention aux clients chaque fois que cela est nécessaire.
3. Maximisez les revenus de réservation directe
Saviez-vous que la tarification de gros, c'est-à-dire la pratique qui consiste à vendre des chambres en gros à des agents de voyages et à des voyagistes à un tarif réduit, peut vous coûter jusqu'à 10 % ou plus en revenus par an ? Réservations directes sont indéniablement meilleurs pour les résultats financiers de votre hôtel, mais il peut être difficile de concurrencer les différents sites de réservation.
Un CRS vous offre une interface de réservation professionnelle qui encourage les réservations directes. Les avantages sont doubles : vous conservez plus de revenus en réduisant les frais généraux associés à chaque séjour, et vous collectez les données nécessaires pour établir des relations directes avec vos clients.
4. Générez des revenus accessoires
En plus de l'argent que vous gagnez en réservant des chambres, la vente incitative augmente vos revenus accessoires jusqu'à 250 %. Grâce à un système de réservation intégré, vous pouvez promouvoir stratégiquement surclassement des chambres et des suppléments une fois que les clients ont effectué une réservation pour améliorer leur séjour et augmenter votre chiffre d'affaires par produit disponible invité.
5. Rationalisez les paiements et réduisez les erreurs
Un système de gestion des réservations de chambres d'hôtel peut valider les cartes, traiter les dépôts et stocker les dossiers en toute sécurité. Cela signifie qu'il n'y a plus de saisie manuelle, moins d'erreurs et de meilleures garanties financières pour votre hôtel et vos clients.
Caractéristiques à prendre en compte lors de la présélection des systèmes de réservation de chambres d'hôtel
Votre système de réservation doit aller au-delà des réservations de base et du traitement des paiements : il doit vous aider à proposer des expériences exceptionnelles à vos clients tout en simplifiant la vie de votre équipe.
Voici les caractéristiques essentielles à rechercher :
1. Intégration technologique fluide
Votre CRS doit s'intégrer à une variété d'autres systèmes afin de maximiser ses avantages, qu'il s'agisse d'une collecte de données robuste ou d'une automatisation des tâches.
Cela peut inclure :
Systèmes de gestion immobilière
Systèmes de point de vente
Moteurs de réservation de sites Web
Responsables de chaînes et agences de voyages en ligne
Votre système doit être capable de gérer plusieurs modes de paiement et devises tout en respectant strictement la norme PCI. Recherchez des fonctionnalités telles que les pré-autorisations automatisées et les plateformes de paiement sécurisées qui peuvent réduire les rétrofacturations.
3. Gestion intelligente des réservations des clients
Si vous comptez investir dans un CRS, assurez-vous qu'il peut saisir et stocker les préférences des clients afin de pouvoir anticiper exactement ce que veulent vos clients au bon moment. Par exemple, Canary's Ventes incitatives dynamiques alimentées par l'IA s'intègre à différents CRM et vous permet d'envoyer des offres automatisées et personnalisées en fonction de l'historique des clients et des habitudes de réservation.
4. Des opérations axées sur le mobile
Votre équipe doit avoir accès aux données de réservation 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les systèmes modernes proposent des applications mobiles qui vous permettent de gérer les réservations, d'ajuster les tarifs et de répondre instantanément aux demandes des clients. Cette mobilité peut améliorer les temps de réponse et enregistrer davantage de réservations de dernière minute.
5. Capacités de personnalisation
Chaque établissement étant unique, votre système devrait vous permettre d'adapter les politiques d'annulation des réservations d'hôtel et les communications avec les clients en fonction de vos besoins spécifiques. Recherchez des interfaces glisser-déposer qui simplifient la personnalisation sans nécessiter d'expertise technique.
6. Analyses en temps réel
Des informations instantanées sur les modèles de réservation, les performances des canaux et les indicateurs de revenus sont des fonctionnalités essentielles pour un CRS. Ces informations vous permettront de prendre des décisions fondées sur des données qui augmentent RevPAR.
7. Assistance internationale aux clients
Les clients internationaux ont besoin d'une expérience de réservation familière. Choisissez un système qui propose une traduction automatique des langues et une conversion de devises pour servir les clients du monde entier.
Comment choisir le bon système de réservation de chambres d'hôtel
Vous ne savez pas comment choisir le système de gestion des réservations d'hôtels dans lequel investir ? Tout d'abord, tenez compte de facteurs importants tels que la taille et le budget de votre propriété pour éliminer instantanément certaines options. Par exemple, si vous possédez un petit hôtel de charme, la simplicité et l'accessibilité peuvent être vos priorités, tandis que les grands établissements peuvent avoir besoin de fonctionnalités plus avancées pour gérer de gros volumes de réservations.
Une fois que vous avez une liste de prospects, il est temps de mener des recherches fondamentales. Demandez des démonstrations, comparez les options et lisez les avis d'autres opérateurs hôteliers pour vous assurer que le système répond à vos besoins et à vos attentes.
Enfin, planifiez des formations pour le personnel afin que chacun comprenne les avantages du nouveau système et la manière de l'utiliser au maximum de son potentiel.
Quelle est la prochaine étape ? 6 tendances futures en matière de systèmes de réservation de chambres d'hôtel
Voyons ce que l'avenir réserve aux systèmes de réservation de chambres d'hôtel.
Voyage d'invité intégration : le parcours client moderne va bien au-delà de la fenêtre de réservation. C'est pourquoi les hôtels avant-gardistes placeront la technologie de gestion des clients au cœur de leurs activités. L'intégration de cette technologie à un système de réservation permet d'améliorer l'expérience des clients et d'augmenter les revenus de votre hôtel.
Intelligence prédictive : l'apprentissage automatique avancé anticipera les besoins des clients et les exigences de maintenance avant qu'ils ne surviennent, en analysant automatiquement des millions de modèles de séjour afin d'optimiser l'attribution des chambres et la prestation de services.
Sécurité de la blockchain : les systèmes de nouvelle génération utiliseront la technologie blockchain pour protéger les réservations et les paiements sécurisés instantanés. Cela permettra d'éliminer les rétrofacturations et de permettre les transferts directs entre clients et chambres.
Sélection de chambres immersive : la technologie de réalité virtuelle et augmentée permettra aux clients de prévisualiser des chambres spécifiques lors de la réservation, d'explorer les dispositions et les vues en 3D avant de confirmer leur séjour.
Systèmes axés sur la voix : le traitement du langage naturel permettra un contrôle vocal complet des réservations via des appareils intelligents, permettant ainsi aux clients et au personnel de gérer les réservations par le biais de conversations simples.
Outils d'impact environnemental : des systèmes intelligents suivront et optimiseront l'impact environnemental de chaque séjour, en s'intégrant aux contrôles des bâtiments pour améliorer la durabilité des hôtels tout en donnant aux clients une visibilité sur leur empreinte carbone.
Êtes-vous prêt à améliorer l'expérience de vos clients au-delà de la simple réservation ? En savoir plus sur la façon dont Canary Technologies'les solutions peuvent s'intégrer à votre système de réservation de chambres d'hôtel pour créer des expériences fluides et mémorables pour les clients.
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