I piccoli gestori di hotel non sono estranei a destreggiarsi tra molte attività. E, nonostante il fatto che molte cose potrebbero essere semplificate con un software di gestione alberghiera, ritagliarsi il tempo necessario per destreggiarsi tra una marea di fornitori di tecnologia è anche un'impresa che richiede molto tempo.
Fortunatamente, questa guida è qui per eliminare il rumore. Ti aiuteremo a scoprire il software di gestione per piccoli hotel perfetto per le tue esigenze specifiche, condivideremo consigli utili su come scegliere il miglior fornitore e mostreremo storie di successo stimolanti.
Cos'è il software di gestione per piccoli hotel?
Il software di gestione alberghiera, termine usato in modo intercambiabile con il software di gestione della proprietà (PMS), è progettato per essere la tua fonte di riferimento per tutto ciò che riguarda le operazioni alberghiere. In genere, questi sistemi forniscono soluzioni per attività come la prenotazione di prenotazioni, check-in e check-out degli ospiti, assegnazione delle camere, gestione delle tariffe delle camere e della fatturazione.
Un software di gestione per piccoli hotel gestisce queste attività con un cenno speciale alle cose che contano di più per i proprietari di piccole imprese, vale a dire ottenere il massimo dalle risorse a disposizione.
Queste piattaforme automatizzano le attività amministrative e forniscono solide funzionalità di reporting, in modo che tu e il tuo personale possiate dedicare più tempo a conoscere gli ospiti e meno tempo a sbrigare i documenti.
Cosa può fare per te un software di gestione alberghiera per piccoli hotel
Quindi, quali sono i vantaggi del software di gestione per piccoli hotel? Può aiutare i proprietari di hotel, il personale alberghiero e gli ospiti stimati in alcuni modi chiave:
Check-in mobile per preregistrare gli ospiti, riducendo il lavoro amministrativo alla reception
Checkout mobile per velocizzare le partenze degli ospiti, riducendo al minimo le code alla reception
Semplifica le operazioni di assunzione del personale Un hub centralizzato per le operazioni offre ai team di piccoli hotel la possibilità di trarre molteplici vantaggi da un unico sistema integrato. Ad esempio, un sistema di gestione alberghiera che consente agli ospiti di effettuare il check-out sui propri telefoni può avvisare il personale addetto alle pulizie quando una camera è stata liberata, eliminando l'incertezza su quando le camere sono pronte per essere pulite. Alcuni esempi includono:
Un prodotto digitale per le mance che consente agli ospiti di mostrare il loro apprezzamento per il personale direttamente dai loro telefoni.
Un sistema di pagamento mobile che migliora le recensioni di terze parti, avvisa le pulizie quando le camere sono pronte e controlla in modo efficiente gli ospiti.
Raccogli i dati degli ospiti I piccoli hotel sono spesso preferiti dagli ospiti che desiderano una maggiore personalizzazione e un software di gestione fornisce i dati necessari per superare le aspettative. Un sistema di gestione alberghiera riporta le prenotazioni, le finanze e i comportamenti degli ospiti, in modo che il personale dell'hotel possa rimanere aggiornato su tutto ciò che accade all'interno della struttura e trovare opportunità per migliorare di conseguenza i soggiorni. Alcuni esempi includono:
Un prodotto per il check-in che acquisisce gli indirizzi e-mail degli ospiti inviati agli hotel può creare database di marketing personalizzati.
Un sistema di webchat online in grado di raccogliere informazioni sui potenziali ospiti ancor prima che prenotino.
Migliora la gestione delle entrate Oltre a raccogliere dati sugli ospiti, il software di gestione per piccoli hotel fornisce informazioni dettagliate sulle entrate. Puoi visualizzare facilmente i tassi di occupazione e la frequenza delle prenotazioni, semplificando la modifica dinamica delle offerte di prezzo e dei livelli di inventario in tempo reale. Alcuni software di gestione alberghiera includono funzionalità di upselling che aiutano i piccoli hotel a incrementare le entrate accessorie. Esempio:
Software di upselling dinamico che offre agli ospiti i componenti aggiuntivi giusti al momento giusto
Un'opzione di pagamento mobile che invita i clienti a lasciare recensioni su Tripadvisor e Google per aumentare le recensioni positive
Migliora l'esperienza degli ospiti Gli ospiti degli hotel sono più esperti di tecnologia che maie fornire soluzioni software che semplificano l'esperienza può aiutare i piccoli hotel a competere con le catene più grandi. La tecnologia offre agli ospiti la possibilità di comunicare in modo efficiente, trovare risposte alle domande più frequenti e sentirsi più padroni della propria esperienza in hotel.
Messaggistica agli ospiti basata sull'intelligenza artificiale per rispondere agli ospiti 3 volte più velocemente e anche fare upselling.
Una piattaforma che fornisce autorizzazioni e contratti digitali per eliminare i moduli cartacei obsoleti e garantire la conformità PCI.
Ottieni altre recensioni a 5 stelle Quando gli ospiti effettuano il check-out tramite il sistema HMS, viene richiesto loro di lasciare una valutazione. Se il feedback è negativo, viene inviato immediatamente al personale della reception, in modo da avere l'opportunità di correggere la situazione in modo tempestivo. Se lasciano quattro o più stelle, agli ospiti viene richiesto di lasciare una recensione direttamente su Tripadvisor o Google.
Caratteristiche da cercare in un software di gestione alberghiera per piccoli hotel
Ogni hotel deve lavorare per bilanciare le entrate, ridurre i costi e semplificare le operazioni, ma i piccoli hotel lo sentono molto più acutamente a causa delle risorse limitate. Essendo un piccolo albergatore, ci sono diverse caratteristiche da considerare quando si acquista un software gestionale:
Integrazione con i tuoi attuali sistemi tecnologici per una facile implementazione
Non è richiesto il download dell'app (per gli ospiti o il personale!) per un'esperienza utente semplificata
Soluzioni ottimizzate per dispositivi mobili e basate su cloud per uno storage facile e sicuro
Soluzioni scalabili che consentono di aggiungere elementi in base alle esigenze per creare una suite software personalizzabile
Soluzioni per la generazione di entrate e la riduzione dei costi per aumentare gli upsell e ridurre i costi associati a frodi e chargeback
5 storie di successo di veri albergatori: come il software aiuta i piccoli hotel
Quindi, vale davvero la pena investire in software di gestione alberghiera? Molti piccoli albergatori darebbero a questa domanda un clamoroso «SÌ», ma non credeteci sulla parola! Queste storie di successo mostrano l'impatto reale dell'investimento in software alberghieri per piccole strutture.
Vantaggi delle soluzioni su misura per i piccoli hotel
Velocizzare il check-in e il check-out Al Rosas y Xocolate, una struttura di 17 camere a Mérida, in Messico, il check-in contactless li ha aiutati a fare di più senza aggiungere altro personale. Il manager Christian Ix-Caamal ci ha detto di aver visto»un aumento del 35% dell'efficienza del personale... e gli ospiti lo adorano.»
Miglioramento della soddisfazione degli ospiti Poiché agli ospiti viene richiesto di lasciare un feedback dopo il soggiorno come parte del flusso di check-out, The Waypoint Hotel, una struttura di 75 camere a Bend, Oregon, ha ha mantenuto un punteggio medio di soddisfazione degli ospiti di 4,59.
Aggiungendo le opportunità di upselling, NOMADS, una struttura ultra piccola di sette camere sulla costa meridionale della California, ha scoperto che gli ospiti sono felici di pagare per cose che rendono il loro soggiorno più conveniente. «A quanto pare gli ospiti sono felici di pagare i 25 dollari [per il check-in anticipato e il check-out posticipato]» ci ha detto il loro co-fondatore Sean Rowland.
Risparmio significativo sui costi generali Oltre ad aumentare l'efficienza, un sistema di gestione alberghiera può ridurre i costi generali di un piccolo hotel in modo efficace. Sebbene il Mr. C Coconut Grove sia un piccolo hotel con sole 100 camere, sono riusciti a risparmiare Oltre 700 fogli di carta al mese e riduzione del consumo di inchiostro del 50%.
Ridurre le frodi e i chargeback Per il XV Beacon Hotel di Boston, l'implementazione delle autorizzazioni digitali ha reso molto più semplice prevenire frodi e chargeback per le loro 63 camere — da quando è stato implementato questo software, si sono ridotti fino al 90%.
4 considerazioni per l'implementazione del software di gestione in un piccolo hotel
Non esistono soluzioni valide per tutti i software alberghieri moderni. Per trovare il software giusto, è importante considerare gli aspetti importanti per la tua struttura prima di scegliere un fornitore. Alcune cose da considerare sono:
1. I tuoi obiettivi per la gestione alberghiera
Uno dei principali vantaggi dei piccoli hotel è che sono unici, ma questo significa che lo sono anche i loro obiettivi. Ad esempio, alcuni hotel potrebbero voler concentrarsi maggiormente sulla semplificazione delle operazioni, mentre altri potrebbero essere interessati principalmente alla riduzione dei costi operativi. Qualunque siano i tuoi obiettivi, ti forniranno un'ottima base da cui iniziare a decidere qual è il sistema più adatto.
2. Caratteristiche principali di una piattaforma
Alcuni sistemi di gestione alberghiera sono progettati come pacchetti all-in-one, mentre altri consentono agli albergatori di scegliere ciò che preferiscono. Mentre fai acquisti, considera le funzionalità principali che vorresti vedere e assicurati che le piattaforme su cui esamini siano tutte soddisfatte e che abbiano spazio per te da aggiungere man mano che le tue operazioni crescono.
3. Il supporto che puoi aspettarti
Gli hotel sono operativi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quindi dovrebbe esserlo anche qualsiasi software in cui investi. Se il personale dell'hotel ha una domanda nel cuore della notte o c'è un bug del software che deve essere segnalato, il fornitore del software sarà lì per aiutarti? Assicurati di chiarire il tipo di servizio clienti che forniscono nel caso qualcosa vada storto.
4. Facilità di implementazione
L'aggiunta di un nuovo sistema dovrebbe alleviare i problemi, non causarli! È consigliabile assicurarsi che qualsiasi sistema scelto sia facile da configurare e imparare in modo che il personale possa aggiornarsi rapidamente. Molti fornitori disporranno di risorse per semplificare questo processo, su cui vale la pena chiedere informazioni.
Ci sono molti vantaggi nell'implementazione di un sistema software di gestione alberghiera per piccoli hotel, soprattutto quando si sceglie quello giusto per le proprie esigenze. In Canary, abbiamo aiutato i piccoli hotel ad aumentare le entrate di migliaia al mese e a migliorare l'efficienza del personale fino al 50%. Prenota una demo con noi oggi per saperne di più.
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