Le benvenuto agli ospiti è una parte importante della gestione di qualsiasi tipo di hotel. È la tua occasione per fare una buona prima impressione, upsell servizi extrae favoriscono un'atmosfera calda e accogliente.
La buona notizia è che ci sono molti modi per salutare gli ospiti. Uno di questi è scrivere un messaggio di benvenuto personalizzato per gli ospiti dell'hotel a mano, via e-mail o tramite SMS se l'hotel utilizza un gestore del canale dell'hotel.
Ma cosa ne dici? Come si dice? E come si ottiene il massimo dai messaggi di benvenuto degli ospiti? In questo blog, esploreremo l'impatto che i messaggi di benvenuto inviati agli ospiti possono avere sulla tua attività alberghiera. Includeremo anche sette modelli dettagliati per iniziare.
L'importanza di un'accoglienza ben scritta
Un messaggio di benvenuto ben scritto per gli ospiti dell'hotel dà il tono al loro soggiorno e aiuta a creare una prima impressione positiva. Questa è una parte importante del viaggio degli ospitie dimostra che il tuo hotel offrirà un'esperienza di viaggio che va ben oltre.
Vantaggi di un messaggio caldo e accogliente
Ecco alcuni motivi per considerare l'adozione di messaggi di benvenuto personalizzati presso la tua struttura:
Aiuta a creare un'atmosfera calda e accogliente: I messaggi di benvenuto aiutano i tuoi ospiti a sentirsi apprezzati sin dal momento in cui arrivano.
Fornisce informazioni importanti: I messaggi di benvenuto spesso includono informazioni vitali come l'accesso Wi-Fi, le opzioni per la colazione e gli orari di apertura e chiusura dei servizi, ad esempio.
Definisce le aspettative: Un buon messaggio di benvenuto fa sapere agli ospiti cosa possono aspettarsi dal loro soggiorno. Questo evita malintesi e aiuta a garantire che abbiano un'esperienza positiva.
Ti aiuta a vendere: Un messaggio di benvenuto per gli ospiti è una buona opportunità per vendere servizi extra. Se stai usando tecnologia di upselling dinamico, puoi indirizzarli all'acquisto di componenti aggiuntivi da lì.
Che aspetto ha un buon messaggio di benvenuto in un hotel?
Ogni hotel è diverso, il che significa che il tono e i dettagli devono adattarsi alla personalità della tua struttura. Tuttavia, i messaggi devono essere scritti in un linguaggio semplice e di facile comprensione e riflettere i valori del marchio.
Elementi essenziali per creare il messaggio perfetto
Creare il messaggio di benvenuto perfetto per gli ospiti richiede un po' di attenzione per distinguersi e fare la giusta impressione. Ecco alcuni elementi chiave da considerare quando si scrivono i messaggi di benvenuto:
Calore: inizia i tuoi messaggi con un caloroso saluto per far sentire l'ospite apprezzato.
Introduzione: Presenta te stesso e il tuo hotel. Ringrazia l'ospite per aver scelto di soggiornare presso di te e menziona eventuali servizi o caratteristiche speciali che potrebbero interessargli.
Informazioni: Fornisci informazioni importanti sul soggiorno dell'ospite e stabilisci le aspettative. Se la vostra piscina rimarrà chiusa per tutta la durata del soggiorno, assicuratevi di farglielo sapere. L'ospite potrebbe rimanere deluso, ma non altrettanto se lo scoprisse dopo essersi messo in costume da bagno e accappatoio. Puoi anche includere codici QR nei menu o ulteriori informazioni.
Personalizzazione: personalizza il saluto utilizzando il nome dell'ospite e menzionando eventuali richieste o preferenze speciali che l'ospite ha indicato. Ciò dimostrerà che hai prestato attenzione alle loro esigenze.
Invito: invita l'ospite a contattare te o la reception se ha bisogno di qualcosa durante il soggiorno.
Addio: concludi il messaggio augurando loro un meraviglioso soggiorno. Puoi anche aggiungere gli handle e gli hashtag dei social media dell'hotel per incoraggiarli a taggarti in tutte le foto che potrebbero caricare.
Come inviare un messaggio di benvenuto agli ospiti
I messaggi degli ospiti possono essere inviati in diversi modi. La scelta migliore per il tuo hotel dipenderà in gran parte da ciò che meglio rappresenta il tuo marchio e parla ai tuoi ospiti.
Gli hotel tradizionali a cinque stelle, ad esempio, potrebbero optare per lettere stampate o scritte a mano su carta di cancelleria di alta qualità. Se il tuo hotel offre servizi limitati o è incentrato sulla sostenibilità, potresti preferire inviare messaggi via email o messaggio di testo.
Ecco i modi in cui puoi inviare messaggi di benvenuto agli ospiti dell'hotel:
E-mail: puoi inviare messaggi di benvenuto agli ospiti via e-mail, prima dell'arrivo dell'ospite o subito dopo il check-in.
In camera: puoi lasciare messaggi di benvenuto nella camera dell'ospite, come una nota personalizzata o un pacchetto di benvenuto.
Check-in senza contatto: se si utilizza tecnologia di check-in senza contatto, puoi includere una lettera di benvenuto per gli ospiti come parte del flusso. Questo può essere un modo semplice e veloce per automatizzare il processo.
Messaggi agli ospiti: puoi inviare messaggi di benvenuto agli ospiti tramite messaggi di testo (ad esempio SMS, WhatsApp ecc.), un modo conveniente per comunicare informazioni importanti in modo rapido e semplice.
App Hotel: puoi inviare agli ospiti un messaggio di benvenuto tramite l'app dell'hotel se gli ospiti si sono registrati prima del soggiorno. In questo modo puoi inviare notifiche push o utilizzare chatbot o messaggi in-app.
Chi è responsabile della scrittura dei messaggi di benvenuto agli ospiti?
La responsabilità di scrivere messaggi di benvenuto agli ospiti dell'hotel può variare a seconda delle dimensioni e della struttura della proprietà.
In genere, è compito del front office, del direttore delle camere o persino del direttore generale. Tuttavia, gli hotel più grandi potrebbero averne uno dedicato esperienza degli ospiti o team di marketing che gestiscono l'attività.
In alcuni casi, gli hotel possono esternalizzare il compito di scrivere messaggi di benvenuto ad agenzie terze o scrittori freelance. Questi professionisti possono fornire una nuova prospettiva e contribuire a garantire che il messaggio sia coinvolgente, informativo e personalizzato.
7 modelli di lettere di messaggio di benvenuto da seguire
Ecco sette messaggi di benvenuto per gli ospiti dell'hotel. Sentiti libero di prenderli e usarli come desideri.
Modello 1: messaggio di benvenuto per le proprietà a servizio limitato
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We are excited to have you stay with us and hope you have a comfortable and enjoyable visit.
We offer comfortable and clean accommodations that are perfect for business or leisure travel. We are located nearby many restaurants, shops, and attractions, making it easy for you to explore the area on foot or by public transport.
Throughout your stay, don't hesitate to reach out should you need anything. Our friendly staff members are available night or day to assist you.
We offer complimentary breakfast in the morning, which includes a variety of items to help you start your day off right. We also offer free Wi-Fi access throughout the hotel.
Thank you for choosing [Hotel Name] as your home away from home. We look forward to providing you with a comfortable and memorable stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 2: modello di messaggio di benvenuto per hotel di lusso
Dear Mr./Ms [Guest Name],
On behalf of the entire team, it is our pleasure to welcome you to [Hotel Name]. We are thrilled to have you as a guest.
Our hotel offers a wide range of amenities and services. From our well-appointed rooms and suites, to our world-class dining and spa facilities, we are committed to providing you with a truly memorable experience.
During your stay, we invite you to indulge in our award-winning restaurants, which offer a variety of gourmet cuisine and fine wines. Our spa and fitness center are also available for your relaxation and wellness needs, and we offer a range of treatments and services to help you unwind and rejuvenate.
If you require any assistance during your stay, please don't hesitate to contact our 24-hour concierge team, who are available to assist with any requests or arrangements you may need. Whether you need transportation, recommendations for local attractions, or assistance with reservations, we are here to help.
Once again, welcome to [Hotel Name]. We are honored to have you as our guest and look forward to exceeding your expectations.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 3: Lettera di benvenuto per gli ospiti per la prima volta
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We are delighted to have you as our guest and are committed to providing you with a comfortable and memorable stay.
As a first-time guest, we want to ensure that you have a seamless and enjoyable experience with us. Our friendly and knowledgeable staff are available 24/7 to assist you with any questions or concerns you may have.
During your stay, we invite you to explore our hotel and take advantage of the many amenities and services we offer. From our well-appointed rooms and suites, to our state-of-the-art fitness center and on-site restaurant, we have everything you need to make your stay with us as comfortable and convenient as possible.
We also want to ensure that you feel safe and secure during your stay with us. Our hotel has implemented enhanced cleaning and sanitation procedures to ensure the health and well-being of all of our guests and staff.
Thank you for choosing [Hotel Name] for your stay. We hope that this is just the first of many visits and that you will feel at home with us.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 4: Nota di benvenuto per gli ospiti abituali
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome back to [Hotel Name]! We are thrilled to have you as our returning guest and are honored that you have chosen to stay with us again.
We hope that your previous stay with us was memorable and that you enjoyed our hotel's amenities and services. As a returning guest, you can expect the same high level of quality and hospitality that you experienced during your previous visit.
We have some exciting new developments since your last visit, including new menu items at our restaurant and enhancements to our fitness center. We look forward to sharing these new features with you and ensuring that your stay with us is even better than before.
Please let us know if there is anything we can do to make your stay more comfortable or enjoyable. Our staff is available 24/7 to assist you with any requests or arrangements you may need.
Once again, thank you for choosing [Hotel Name]. We are honored to have you as our returning guest and look forward to creating more memorable experiences with you.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 5: messaggio personalizzato per gli ospiti VIP
Dear Mr./Ms [Guest Name],
On behalf of everyone at [Hotel Name], it is our pleasure to welcome you as our VIP guest. We are honored that you have chosen to stay with us and are committed to providing you with an exceptional experience.
As our VIP guest, you can expect the highest level of personalized service and attention to detail. We understand that your time is valuable, and we want to ensure that your stay with us is seamless and stress-free.
Our staff is available 24/7 to assist you with any requests or arrangements you may need, from arranging transportation to making dinner reservations at the finest restaurants in town. We are dedicated to making your stay with us as comfortable and enjoyable as possible.
In addition to our standard amenities and services, as our VIP guest, you will also have access to exclusive privileges and benefits, such as a private check-in area, complimentary room upgrades (subject to availability), and a dedicated VIP concierge service.
Thank you for choosing [Hotel Name] for your stay. We are honored to have you as our VIP guest and look forward to creating a truly unforgettable experience for you.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 6: Benvenuto per un'occasione speciale
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We’re delighted that you’ve chosen to spend your anniversary at our property. We are committed to providing you with a truly memorable experience to mark this momentous occasion.
We have taken special care to craft you a memorable stay. As a congratulations from the entire team, you’ll find a complimentary bottle of champagne in an ice bucket, some handmade, locally-made chocolates, and some fresh cut flowers.
Your pre-arranged couples massage is booked for 4:30pm tomorrow. Please arrive fifteen minutes beforehand to enjoy a complimentary glass of prosecco or fresh juice.
Should you need anything throughout your stay do not hesitate to let us know. Our staff members are available night and day to assist you.
Thank you again for choosing [Hotel Name]. Have a wonderful stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modello 7: Accogliere gli ospiti con animali domestici
Dear [Guest Name] and [Pet Name],
We are delighted to welcome you both to [Hotel Name]! We understand that pets are an important part of the family and we are committed to providing a comfortable, enjoyable stay.
As a pet-friendly hotel, we have taken extra steps to ensure that you and your furry-friend feel at home. Your room has been equipped with a pet bed, food and water bowl, and complimentary toys. We do, however, ask that you keep your dog on a leash when in public areas and that you pick up after your pet.
Should you need anything throughout your stay do not hesitate to let us know. Our staff members are available night and day to assist you.
Thank you again for choosing [Hotel Name]. Have a wonderful stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Considerazioni finali
Che tu scriva a mano, invia un'email o invia un messaggio di benvenuto agli ospiti, il semplice gesto di per sé potrebbe avere un enorme impatto sui punteggi di soddisfazione degli ospiti e sulle recensioni del tuo hotel.
Nel complesso, un messaggio di benvenuto ben scritto è una parte importante dell'esperienza degli ospiti negli hotel. Può aiutare a creare una prima impressione positiva, fornire informazioni importanti, aiutare gli ospiti a sentirsi a casa e stabilire aspettative per il loro soggiorno.
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